- Sinds 2015: Bewakers van Zakelijke Integriteit
- Ma - vr: 9:00 - 17:00
Storingsvrij | Systeemstatus-Register
Betaalt een zakelijke klant niet, dan mag u de kosten van het innen in de regel op hem verhalen. Lees hoe de wettelijke staffel werkt, wat u minimaal mag rekenen, hoe u afwijkt in uw voorwaarden en waar de regels voor consumenten anders zijn.
Incassokosten zijn de kosten die u maakt om een onbetaalde factuur buiten de rechter om te innen, zoals het versturen van aanmaningen, het voeren van telefoongesprekken en het inschakelen van een incassobureau. Bij een zakelijke klant die in verzuim is, kunt u deze kosten in de regel op de klant verhalen. De wet noemt ze buitengerechtelijke incassokosten.
Op deze pagina leest u welke regels gelden bij zakelijke klanten, hoe de wettelijke staffel werkt, hoe u de kosten berekent en wat u in uw algemene voorwaarden kunt afspreken. Ook ziet u in één overzicht waar de regels voor consumenten afwijken.
Inhoudsopgave
De wet onderscheidt twee soorten kosten. Buitengerechtelijke incassokosten zijn de kosten van werkzaamheden om betaling te krijgen zonder procedure. Gerechtelijke kosten, zoals griffierecht, de kosten van de dagvaarding en het salaris van de advocaat, vallen daar niet onder. Die worden in een procedure apart beoordeeld en toegewezen als proceskosten.
Typische buitengerechtelijke werkzaamheden zijn:
De grondslag voor het verhalen van buitengerechtelijke kosten staat in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek. De hoogte is uitgewerkt in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een vaste staffel. Die staffel is het uitgangspunt, tenzij u met uw zakelijke klant iets anders heeft afgesproken.
Let op het verschil met rente. Rente is een vergoeding voor het wachten op uw geld en loopt door zolang er niet is betaald. Incassokosten zijn een eenmalige vergoeding voor de moeite van het innen. Over de rente leest u meer op de pagina over de wettelijke handelsrente.
Voor vorderingen op ondernemingen en overheidsinstanties gelden andere, ruimere regels dan bij consumenten. De belangrijkste regels voor zakelijke incassokosten op een rij:
Ook bij zakelijke klanten moet de vergoeding redelijk zijn en moeten er daadwerkelijk incassowerkzaamheden zijn verricht. Eén factuur versturen is nog geen incasso.
Deze regels gelden ook als uw klant een overheidsinstantie is. Een levering aan een gemeente of ministerie is een handelstransactie, zodat het minimum van € 40 en de staffel ook dan van toepassing zijn. In de praktijk is het bij overheidsklanten vaak effectiever om eerst de interne route te volgen via de crediteurenadministratie of de contractmanager.
Vermeld de incassokosten daarom al in uw algemene voorwaarden en op uw factuur, ook als u de staffel volgt. Een klant die vooraf weet welke kosten hem te wachten staan, kan zich er later moeilijk op beroepen dat hij daardoor is verrast.
De staffel werkt met afnemende percentages over opeenvolgende delen van de hoofdsom. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage over het meerdere. De actuele staffel en een rekenhulp vindt u op rechtspraak.nl.
| Deel van de hoofdsom | Percentage | Maximaal over dit deel |
|---|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) | € 375 |
| Over de volgende € 2.500 | 10% | € 250 |
| Over de volgende € 5.000 | 5% | € 250 |
| Over de volgende € 190.000 | 1% | € 1.900 |
| Over het meerdere | 0,5% | tot het maximum |
De totale vergoeding is nooit hoger dan € 6.775. Dat maximum bereikt u bij een hoofdsom van € 1.000.000. Vordert u meerdere facturen van dezelfde klant in één keer, dan wordt de staffel in de praktijk vaak over het totaal berekend. Laat u bij twijfel adviseren door uw incassopartner.
In de tabel hieronder ziet u wat de staffel oplevert bij verschillende hoofdsommen. De bedragen zijn exclusief rente.
| Hoofdsom | Berekening | Incassokosten |
|---|---|---|
| € 200 | 15% = € 30, minimum geldt | € 40 |
| € 1.800 | 15% van € 1.800 | € 270 |
| € 4.000 | € 375 + 10% van € 1.500 | € 525 |
| € 8.000 | € 375 + € 250 + 5% van € 3.000 | € 775 |
| € 25.000 | € 875 + 1% van € 15.000 | € 1.025 |
| € 250.000 | € 875 + € 1.900 + 0,5% van € 50.000 | € 3.025 |
Zo rekent u zelf: knip de hoofdsom op in de schijven uit de staffel, bereken per schijf het percentage en tel de uitkomsten bij elkaar op. Bij € 4.000 is dat 15% van € 2.500 (€ 375) plus 10% van de resterende € 1.500 (€ 150), samen € 525.
Uit de voorbeelden blijkt ook dat de staffel bij kleine bedragen relatief zwaar weegt en bij grote bedragen licht. Bij een vordering van € 250.000 is de vergoeding ruim 1% van de hoofdsom.
In de praktijk vordert u hoofdsom, rente en incassokosten samen. Een rekenvoorbeeld laat zien hoe dat eruitziet.
Een groothandel heeft een factuur van € 4.000 openstaan bij een zakelijke klant. De klant betaalt 60 dagen na de vervaldatum, nadat de vordering is overgedragen aan een incassobureau. Er zijn geen afwijkende afspraken gemaakt.
| Onderdeel | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Hoofdsom | Factuurbedrag | € 4.000,00 |
| Wettelijke handelsrente | € 4.000 × 10,4% × 60 ÷ 365 | € 68,38 |
| Incassokosten | Staffel: € 375 + € 150 | € 525,00 |
| Totaal | € 4.593,38 |
Had de groothandel in zijn algemene voorwaarden een vergoeding van 15% van de hoofdsom afgesproken, dan waren de incassokosten € 600 geweest in plaats van € 525. Het voorbeeld laat ook zien dat de kosten bij een korte achterstand vaak zwaarder wegen dan de rente. Voor de klant is dat een stevige prikkel om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven. Dit is een vereenvoudigd rekenvoorbeeld.
Bij handelstransacties heeft de schuldeiser altijd recht op een vergoeding van ten minste € 40 voor de invorderingskosten. Dat minimum komt voort uit de Europese regels tegen betalingsachterstand en is in de Nederlandse wet opgenomen. Het zorgt ervoor dat ook kleine facturen niet gratis te laat kunnen worden betaald.
Voor kleine facturen is dat minimum belangrijk. Volgens de staffel zou een factuur van € 150 slechts € 22,50 aan kosten opleveren. Met het minimum mag u € 40 vorderen. Bij een factuur van € 267 of meer levert de staffel zelf al ten minste € 40 op en speelt het minimum geen rol meer.
Voor bedrijven met veel kleine facturen, zoals abonnementen, onderhoudscontracten of losse leveringen, is het minimum de moeite van het kennen waard. Juist bij die facturen is de verleiding groot om een achterstand te laten lopen, omdat het per factuur om weinig geld gaat. Met het minimum en de rente erbij wordt te laat betalen ook bij kleine bedragen minder aantrekkelijk voor de klant.
Tussen bedrijven is de staffel geen dwingend recht. U mag in uw overeenkomst of algemene voorwaarden een andere vergoeding afspreken. Gebruikelijke varianten zijn een vast percentage van de hoofdsom, een vast bedrag of de werkelijk gemaakte kosten.
Voorbeeldbepaling: “Is de opdrachtgever in verzuim, dan komen alle buitengerechtelijke kosten voor zijn rekening. Deze kosten bedragen [percentage] van het openstaande bedrag, met een minimum van € [bedrag], of, indien hoger, het bedrag volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.”
Een hogere afspraak dan de staffel is vooral nuttig bij kleine facturen en bij klanten die vaak te laat betalen. Bij grote vorderingen biedt de staffel vaak al een passende vergoeding.
Let ook op de voorwaarden van uw klant. Verwijzen beide partijen naar hun eigen algemene voorwaarden, dan bepalen specifieke regels welke voorwaarden gelden. Het kan dus gebeuren dat uw kostenbeding niet van toepassing is omdat de voorwaarden van de klant voorgaan. Leg bij grote contracten daarom uitdrukkelijk vast welke voorwaarden gelden en neem de afspraak over incassokosten op in de overeenkomst zelf.
Levert u ook aan particulieren, houd de twee stromen dan strikt gescheiden. Voor consumenten zijn de regels dwingend en strenger.
| Onderwerp | Zakelijke klant | Consument |
|---|---|---|
| Staffel | Uitgangspunt zonder afspraak | Dwingend maximum |
| Afwijken in voorwaarden | Toegestaan | Niet ten nadele van de consument |
| Veertiendagenbrief | Niet verplicht | Verplicht voordat kosten mogen worden gerekend |
| Minimum € 40 | Ja, bij handelstransacties | Ja, als ondergrens van de staffel |
| Rente | Wettelijke handelsrente | Gewone wettelijke rente |
Twijfelt u of een klant zakelijk of particulier handelde, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak, kies dan voor de veilige route en stuur eerst een brief met een termijn van veertien dagen. Zo voorkomt u dat uw kostenvordering later wordt afgewezen.
Werkt u met beide klantgroepen, leg dan in uw administratie per klant vast of het een zakelijke of particuliere klant is. Gebruik aparte briefsjablonen en, bij voorkeur, aparte algemene voorwaarden. Dat voorkomt dat een medewerker of incassopartner per ongeluk de zakelijke regels toepast op een consument.
Twee voorwaarden zijn van belang. De klant moet in verzuim zijn, en er moeten werkzaamheden zijn verricht die verder gaan dan een gewone herinnering. In de praktijk betekent dat:
Een gangbare aanpak is de kosten aan te kondigen in de aanmaning en ze pas in rekening te brengen zodra de vordering wordt overgedragen aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat. Een voorbeeldzin voor uw aanmaning: “Ontvangen wij het openstaande bedrag niet uiterlijk op [datum], dan dragen wij de vordering over voor incasso. De buitengerechtelijke kosten komen dan voor uw rekening en bedragen volgens onze algemene voorwaarden [bedrag of percentage].”
Het volledige stappenplan, van herinnering tot rechter, leest u op de pagina factuur niet betaald.
Of u over incassokosten ook btw kunt vorderen, hangt af van uw eigen btw-positie. Kunt u de btw die een incassobureau u in rekening brengt verrekenen als voorbelasting, dan lijdt u in de regel geen schade door die btw. Bent u geheel of gedeeltelijk niet btw-plichtig, dan kan dat anders liggen.
Neem voor uw eigen situatie contact op met uw boekhouder of fiscaal adviseur, of raadpleeg de informatie van de Belastingdienst. Vermeld in uw specificatie altijd duidelijk of een bedrag inclusief of exclusief btw is.
Een heldere specificatie voorkomt discussie. Zet in uw aanmaning of in de brief van uw incassopartner de bedragen apart onder elkaar.
Laat u de vordering innen door een incassobureau, dan zijn de kosten die het bureau u in rekening brengt niet automatisch gelijk aan wat u op de klant kunt verhalen. Het verschil komt voor uw rekening. Vraag daarom vooraf hoe het bureau rekent en wat er gebeurt als de incasso geen resultaat oplevert.
Bij een deelbetaling of betalingsregeling wordt een betaling volgens de wet eerst afgeboekt op de kosten, daarna op de rente en pas daarna op de hoofdsom. Spreekt u een regeling af, leg dan vast welke incassokosten de klant betaalt en of u een deel kwijtscheldt als de regeling volledig wordt nagekomen. Zo’n voorwaardelijke kwijtschelding is een effectieve prikkel: de klant heeft er belang bij om alle termijnen op tijd te betalen.
Komt het tot een procedure, dan beoordeelt de rechter of de gevorderde incassokosten toewijsbaar zijn. Bewaar daarom bewijs van de verrichte werkzaamheden, zoals kopieën van aanmaningen en notities van telefoongesprekken. Houd ook bij wanneer de klant de brieven heeft ontvangen; hoe u dat bewijst, leest u op de pagina over de verzend- en ontvangsttheorie.
Een eenvoudige controle helpt: laat iedere kostenberekening vóór verzending door een tweede persoon nakijken, met de staffel of uw voorwaarden ernaast. Fouten in de berekening geven de klant een reden om de hele vordering ter discussie te stellen, terwijl de hoofdsom zelf vaak onbetwist is.
Blijft betaling ook na incasso uit, dan kunt u een onbetwiste, opeisbare vordering als deelnemer melden in de Achterstandendatabank van STZB. Zie ook wanbetaler melden en, voor professionele incassopartijen, de pagina voor invorderingsorganisaties.
Zonder afspraak geldt de wettelijke staffel: 15% over de eerste 2.500 euro, daarna aflopende percentages, met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro.
Ja. Tussen bedrijven mag u in uw overeenkomst of algemene voorwaarden een andere vergoeding afspreken. Een rechter kan een onredelijk hoog bedrag wel matigen.
Nee. De verplichte veertiendagenbrief geldt alleen voor consumenten. Bij zakelijke klanten is die niet vereist.
Bij een handelstransactie heeft u recht op ten minste 40 euro, ook als de staffel een lager bedrag oplevert.
Als de klant in verzuim is en er daadwerkelijk incassowerkzaamheden zijn verricht, zoals aanmaningen of telefoongesprekken.
Nee. Incassokosten zijn de kosten buiten de rechter om. Kosten van een procedure, zoals griffierecht en de dagvaarding, worden apart beoordeeld als proceskosten.
Dat hangt af van uw btw-positie. Kunt u de btw verrekenen, dan lijdt u daardoor in de regel geen schade. Vraag uw adviseur om advies voor uw situatie.
Het maximum is 6.775 euro. Dat bedrag bereikt u bij een hoofdsom van 1 miljoen euro.
Incasso zonder resultaat?
Meld onbetwiste, opeisbare vorderingen in de Achterstandendatabank en controleer nieuwe klanten vooraf met een kredietcheck.
Als deelnemer meldt u onbetwiste achterstanden bij STZB. De debiteur krijgt eerst een vooraankondiging en een termijn om te betalen of bezwaar te maken.
Of bel: 085 – 303 47 20
Werkdagen 09.00 – 17.00 uur