- Sinds 2015: Bewakers van Zakelijke Integriteit
- Ma - vr: 9:00 - 17:00
Storingsvrij | Systeemstatus-Register
Goed debiteurenbeheer bepaalt hoe snel omzet op uw bankrekening staat. Lees hoe u het proces inricht, welke afspraken u vooraf vastlegt, hoe een herinneringsschema eruitziet en met welke cijfers u stuurt.
Debiteurenbeheer is het geheel van afspraken, controles en handelingen waarmee u ervoor zorgt dat zakelijke klanten hun facturen op tijd betalen. Het begint niet pas bij de eerste herinnering, maar al bij de offerte: wie u als klant accepteert, welke voorwaarden u afspreekt en hoe u factureert, bepaalt voor een groot deel of u op tijd wordt betaald.
Op deze pagina leest u hoe u het proces stap voor stap inricht, welke rol algemene voorwaarden spelen, hoe een praktisch herinneringsschema eruitziet en met welke kengetallen u stuurt. Ook leest u wat u kunt automatiseren en wanneer het verstandig is het werk uit te besteden.
Inhoudsopgave
Een verkoop is pas af als het geld binnen is. Tot dat moment financiert u uw klant: u heeft materiaal ingekocht, uren gemaakt en btw afgedragen, terwijl de betaling nog uitstaat. Hoe langer facturen openstaan, hoe meer werkkapitaal u nodig heeft en hoe groter het risico dat een vordering helemaal niet meer wordt betaald.
Debiteurenbeheer heeft daarom drie doelen. Wie ze alle drie in het oog houdt, voorkomt dat strengheid de klantrelatie schaadt of dat coulance geld kost:
In kleinere bedrijven doet de ondernemer het debiteurenbeheer vaak zelf, tussen ander werk door. Dat gaat goed zolang er weinig facturen zijn. Zodra het aantal klanten groeit, loont het om het proces vast te leggen, zodat het niet afhangt van wie er toevallig tijd heeft.
Elke stap in het debiteurenbeheer heeft een eigenaar. Leg vast wie de kredietcheck doet, wie factureert en wie belt als een factuur vervalt. Zonder vaste eigenaar blijven juist de lastige posten liggen.
De goedkoopste wanbetaler is de klant die u niet op rekening laat kopen. Daarom is klantacceptatie de eerste schakel in het debiteurenbeheer. Bij nieuwe zakelijke klanten loont het om vooraf een paar vaste controles te doen:
Bij bestaande klanten gaat het om veranderingen. Een klant die jarenlang keurig betaalde, kan door een tegenvaller snel in de problemen komen. Met de Bedrijfsmonitor krijgt u als deelnemer een melding zodra er bij een gevolgde klant een nieuwe registratie verschijnt.
Algemene voorwaarden zijn het juridische fundament onder uw debiteurenbeheer. Zonder afspraken gelden de wettelijke regels; met goede voorwaarden legt u vooraf vast wat er gebeurt als een klant niet betaalt. Belangrijke bepalingen zijn:
| Bepaling | Wat regelt u ermee? |
|---|---|
| Betaaltermijn | Binnen hoeveel dagen de klant moet betalen. Zonder afspraak is dat 30 dagen; zie wettelijke betalingstermijn. |
| Rente | Bij handelstransacties loopt de wettelijke handelsrente automatisch na de vervaldatum. U kunt ook een eigen rente afspreken. |
| Incassokosten | Bij zakelijke klanten mag u afwijken van de wettelijke staffel, bijvoorbeeld met een vast percentage. |
| Eigendomsvoorbehoud | Geleverde goederen blijven van u tot ze volledig zijn betaald (art. 3:92 BW). |
| Opschorting | U mag verdere leveringen stoppen zolang eerdere facturen openstaan. |
| Reclametermijn | Binnen welke termijn de klant moet klagen over de levering of de factuur. |
Voorwaarden werken alleen als ze van toepassing zijn verklaard en ter hand zijn gesteld, bij voorkeur vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Verwijs er dus in de offerte naar en stuur ze mee. Een verwijzing pas op de factuur is in de regel te laat. Laat uw voorwaarden bij twijfel controleren door een jurist.
Facturatie is de stap in het debiteurenbeheer die het vaakst wordt onderschat. Veel late betalingen hebben een simpele oorzaak: de factuur is onvolledig, komt bij de verkeerde afdeling terecht of wordt pas weken na levering verstuurd. Een goede factuur voorkomt dat de klant een reden heeft om te wachten.
Werkt u met termijnfacturen, bijvoorbeeld in de bouw, koppel de termijnen dan aan duidelijke mijlpalen. Een termijn die gekoppeld is aan “oplevering ruwbouw” is minder vatbaar voor discussie dan een termijn “halverwege het project”.
Het herinneringsschema is de ruggengraat van het dagelijkse debiteurenbeheer. Een vast schema zorgt ervoor dat elke klant op dezelfde manier wordt benaderd en dat geen factuur tussen wal en schip valt. Onderstaand schema is een voorbeeld voor een betaaltermijn van 30 dagen. Pas de dagen aan uw branche en uw klanten aan.
| Moment | Actie | Kanaal |
|---|---|---|
| 7 dagen vóór vervaldatum | Vriendelijke vooraankondiging bij grotere facturen; controleren of de factuur is goedgekeurd | |
| Vervaldatum + 3 dagen | Eerste herinnering met kopie van de factuur | |
| Vervaldatum + 10 dagen | Telefonisch contact: is er een reden voor uitstel? Afspraak vastleggen | Telefoon |
| Vervaldatum + 17 dagen | Tweede herinnering of ingebrekestelling met een laatste termijn | E-mail en post |
| Vervaldatum + 24 dagen | Leveringen opschorten; aankondigen dat de vordering wordt overgedragen of gemeld | E-mail en telefoon |
| Vervaldatum + 30 dagen of later | Overdragen aan een incassopartner of advocaat; onbetwiste vordering melden bij de Achterstandendatabank | Schriftelijk |
Bij zakelijke klanten hoeft u geen wettelijke veertiendagenbrief te sturen voordat u incassokosten rekent; die verplichting geldt alleen voor consumenten. Wat u kunt rekenen, staat op de pagina incassokosten zakelijk. Over de rente leest u meer bij wettelijke handelsrente.
Het telefoongesprek is de belangrijkste stap. Een e-mail is makkelijk te negeren; een gesprek levert informatie op. Vraag concreet wanneer er wordt betaald, noteer de toezegging en bevestig die dezelfde dag per e-mail. Komt de klant zijn toezegging niet na, dan weet u dat u kunt escaleren.
Wat u niet meet, kunt u niet sturen. Ook debiteurenbeheer heeft kengetallen nodig. Het bekendste kengetal is de DSO (Days Sales Outstanding): het gemiddelde aantal dagen dat het duurt voordat een factuur is betaald.
De formule is: DSO = (openstaande debiteuren / omzet op rekening in de periode) × aantal dagen in de periode.
Rekenvoorbeeld. Een groothandel heeft aan het eind van het kwartaal € 180.000 aan openstaande facturen. De omzet op rekening in dat kwartaal was € 450.000. Het kwartaal telt 90 dagen. DSO = 180.000 / 450.000 × 90 = 36 dagen. Bij een betaaltermijn van 30 dagen betalen klanten dus gemiddeld 6 dagen te laat.
Stel dat de DSO in het volgende kwartaal bij dezelfde omzet daalt naar 30 dagen. Het openstaande saldo is dan 450.000 / 90 × 30 = € 150.000. Dat is € 30.000 minder geld dat vastzit bij klanten.
Andere nuttige kengetallen:
Let op: de DSO schommelt mee met de omzet. In een maand met veel omzet aan het eind stijgt de DSO, ook als niemand later betaalt. Kijk in uw debiteurenbeheer daarom naar de trend over meerdere maanden en combineer de DSO met de ouderdomsverdeling.
Niet elke openstaande post verdient dezelfde aandacht. Debiteurenbeheer is ook keuzes maken. Een ouderdomsanalyse, ook wel aging-overzicht genoemd, sorteert openstaande facturen op het aantal dagen over de vervaldatum. Combineer dat met het bedrag, en u ziet direct waar uw tijd het meeste oplevert.
Houd ook de verjaring in de gaten. Een vordering die jaren in de administratie staat zonder dat u iets doet, kan verjaren. Op de pagina over verjaring van een factuur leest u hoe u dat voorkomt.
Veel stappen in het debiteurenbeheer zijn routine en lenen zich goed voor automatisering. De meeste boekhoudpakketten en facturatieprogramma’s kunnen herinneringen automatisch versturen op basis van de vervaldatum. Daarnaast bestaan er gespecialiseerde programma’s voor credit management.
Wat u goed kunt automatiseren:
Wat u beter niet automatiseert: het telefoongesprek, de beslissing om leveringen te stoppen en het overdragen van een vordering. Daar is inschatting nodig. Een klant met een terechte klacht over de levering moet u anders benaderen dan een klant die zonder reden niet betaalt. Zorg ook dat een betwiste factuur automatisch uit het schema wordt gehaald, zodat de klant geen aanmaningen krijgt terwijl de klacht wordt behandeld.
U kunt het debiteurenbeheer geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Er zijn grofweg drie vormen:
Uitbesteden ligt voor de hand als u structureel veel vervallen posten heeft en niemand intern er tijd voor heeft, als u snel groeit, of als u vorderingen op klanten in het buitenland heeft. Het is minder geschikt als u weinig, grote klanten heeft met wie u een persoonlijke relatie onderhoudt.
Vergelijk vóór uitbesteden de kosten, de werkwijze richting uw klanten en de rapportage die u terugkrijgt. U blijft verantwoordelijk voor hoe uw klanten worden behandeld, ook als u het debiteurenbeheer uitbesteedt. Maak afspraken over de toon van herinneringen en over wanneer de externe partij u eerst moet raadplegen.
Niet elke klant die te laat betaalt, is een wanbetaler. Soms is er een tijdelijk liquiditeitsprobleem, soms een klacht over de levering. Goed debiteurenbeheer maakt onderscheid tussen die situaties, omdat ze een andere aanpak vragen.
Betwiste factuur. Haal de factuur uit het herinneringsschema, leg de klacht schriftelijk vast en spreek een termijn af waarbinnen u reageert. Betaalt de klant het onbetwiste deel? Vraag daar uitdrukkelijk om. Een klacht over één regel op de factuur is geen reden om het hele bedrag op te houden.
Betalingsregeling. Vraagt een klant om uitstel of termijnen, leg de regeling dan altijd schriftelijk vast. Neem op:
Een schriftelijke erkenning van de schuld helpt u later ook als het toch tot een procedure komt. Bewaak de termijnen van een regeling net zo strak als gewone facturen. In het debiteurenbeheer is een gemiste termijn het moment om direct te escaleren, niet om opnieuw te onderhandelen.
Gebruik deze checklist om uw debiteurenbeheer te toetsen. Bespreek de uitkomst periodiek met wie verantwoordelijk is voor verkoop en financiën, want debiteurenbeheer is geen taak van de administratie alleen:
Veelgemaakte fouten in het debiteurenbeheer zijn: te lang wachten met bellen uit angst de klant kwijt te raken, blijven leveren terwijl eerdere facturen openstaan, betalingsafspraken alleen mondeling maken en geen onderscheid maken tussen betwiste en onbetwiste facturen. Een onbetwiste vordering die niet wordt betaald, kunt u als deelnemer melden als wanbetaler.
Debiteurenbeheer is het bewaken en opvolgen van facturen die klanten nog moeten betalen. Het omvat klantacceptatie, factureren, herinneren en zo nodig escaleren.
Dat hangt af van uw betaaltermijn en branche. Een DSO die dicht bij uw afgesproken betaaltermijn ligt, betekent dat klanten grotendeels op tijd betalen.
Deel het openstaande debiteurensaldo door de omzet op rekening in een periode en vermenigvuldig met het aantal dagen van die periode.
Nee. De veertiendagenbrief is alleen verplicht bij consumenten. Bij zakelijke klanten kunt u na de vervaldatum incassokosten rekenen volgens uw voorwaarden of de wettelijke staffel.
Een telefoontje kort na de eerste herinnering werkt het best. Vraag naar de reden van uitstel en leg een concrete betaaldatum vast.
Als u dat in uw algemene voorwaarden heeft opgenomen, kunt u verdere leveringen opschorten. Ook zonder zo’n bepaling kan de wet een opschortingsrecht geven; laat u bij twijfel adviseren.
Facturen versturen, herinneringen, het koppelen van betalingen en overzichten van vervallen posten. Telefoongesprekken en beslissingen over escalatie vragen menselijke inschatting.
Als u structureel veel vervallen posten heeft, intern geen capaciteit is of u snel groeit. Bij weinig grote klanten met een persoonlijke relatie houdt u het vaak beter zelf.
Weet vooraf met wie u zaken doet
Als deelnemer van STZB controleert u zakelijke klanten op bekende betalingsachterstanden en volgt u ze met de Bedrijfsmonitor.
Controleer nieuwe klanten vooraf, volg bestaande klanten en meld onbetwiste vorderingen die niet worden betaald.
Of bel: 085 – 303 47 20
Werkdagen 09.00 – 17.00 uur