- Sinds 2015: Bewakers van Zakelijke Integriteit
- Ma - vr: 9:00 - 17:00
Storingvrij | Systeemstatus-Register
Menu
Reglementen / algemene-voorwaarden /
Download hier de algemene voorwaarden
In deze Algemene Voorwaarden worden de onderstaande termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
Aanmelding: het door een Deelnemer met gebruikmaking van het TZB delen van de gegevens van een Betalingsachterstand met het doel deze Betalingsachterstand in het TZB te registreren in het geval de Debiteur na ontvangst van een Informatiebrief binnen de daarin gestelde termijn niet overgaat tot betaling, niet slaagt in het treffen van een betalingsregeling met de crediteur of niet overgaat tot het aantekenen van Geldig Bezwaar bij de Stichting.
AP: Autoriteit Persoonsgegevens
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Bedrijven: ondernemingen/organisaties, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Bestuur: het bestuur van Stichting Toezicht Zakelijke betalingsverkeer (TZB).
Betalingsachterstand: een zakelijke, onbetwiste Betalingsachterstand toebehorend aan de Deelnemer of diens cliënt, waarvan de wettelijke betalingstermijn is verstreken en waarop na herinnering en aanmaning geen betaling werd verkregen.
Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie Persoonsgegevens betrekking hebben.
TZB: Stichting Toezicht Zakelijke betalingsverkeer (TZB)
Debiteur: De Partij waarop de door de Deelnemer aangemelde Betalingsachterstand betrekking heeft.
Deelnemer: een bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven bedrijf of organisatie, dan wel diens gemachtigde, die een Overeenkomst heeft gesloten met de Stichting en op grond daarvan gebruik maakt van het TZB.
Gebrek: een fout in de software waardoor deze niet functioneert volgens de afspraken uit deze Overeenkomst.
Gebruiksrecht: het door de Stichting op grond van een deelnemersovereenkomst verleende recht aan de Deelnemer tot toegang en gebruik van het TZB tegen een door de Deelnemer te betalen en door de stichting vast te stellen deelnemersvergoeding.
Gegevens: bedrijfsgegevens die Persoonsgegevens kunnen zijn indien deze te herleiden zijn tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Geldig Bezwaar: bezwaar tegen de Aanmelding of Registratie van een zakelijke Betalingsachterstand bij de Stichting, nadat ditzelfde bezwaar door de Deelnemer die tot Aanmelding overging, werd afgewezen.
Geschillencommissie: Onafhankelijk en extern panel van deskundigen als bedoeld in het Reglement Geschillencommissie TZB.
Inbreuk: een Inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
Incident: een aanwijzing dat mogelijk Inbreuk op de beveiliging plaatsvindt of plaatsvond die per ongeluk of op onrechtmatige wijze zou kunnen leiden of heeft geleid tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
Incidentmeldingsregister: Een door partijen op grond van de AVG bij te houden register waarin Meldingen worden opgenomen.
Informatiebrief: een brief afkomstig van de Stichting waarin een Debiteur geïnformeerd wordt over de Aanmelding bij het TZB door een Deelnemer van een Betalingsachterstand, waarin de Debiteur in de gelegenheid wordt gesteld om Registratie in het TZB te voorkomen door betaling, het treffen van een regeling met de Deelnemer of het instellen van Geldig Bezwaar. De Informatiebrief omvat de identiteit en zakelijke adresgegevens van de Deelnemer teneinde de Debiteur in staat te stellen contact op te nemen met de aanmeldende Deelnemer.
Melding: Melding van een Incident of Melding van een Inbreuk met betrekking tot gegevens in of uit het TZB.
Nieuwe Versie: een nieuwe versie van het TZB en/of de Website waar nieuwe functionaliteiten aan zijn toegevoegd of functionaliteiten zijn veranderd.
Overeenkomst: de deelnemersovereenkomst tussen de Stichting en Deelnemer, waarop deze Voorwaarden, de bijlagen daarop en de algemene reglementen van toepassing zijn.
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die partijen in het kader van de Overeenkomst verwerken.
Rapport: overzicht uit het register. De Deelnemer vraagt de gegevens van één bedrijf op uit het Betalingsachterstandenregister en krijgt van het desbetreffende bedrijf een rapport.
Registratie: het door de Deelnemer na Aanmelding van de Betalingsachterstand en het verstrijken van de termijn gesteld in de Informatiebrief opnemen in het TZB van de Betalingsachterstand met het doel de gegevens van de Debiteur en de Betalingsachterstand met de Deelnemers te delen en hen zo te waarschuwen voor het betalingsgedrag van de Debiteur.
Stichting: stichting Betalingsachterstanden Registratie ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64814432, gevestigd te Hoofddorp.
Update: het herstellen van bekende fouten en het doorvoeren van kleine verbeteringen in de functionaliteit van het TZB en/of de Website.
Verwerker: een dienstverlener die voor een Deelnemer of de Stichting Persoonsgegevens verwerkt.
Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.
Voorwaarden: de onderhavige algemene Voorwaarden.
Website: TZB.nl en andere door de Stichting voor het TZB beheerde websites.
2.1 De Stichting heeft ten doel: a. het registreren, verwerken en verstrekken van data. Dit ten behoeve van het economische systeem in het algemeen en meer specifiek het stimuleren van betrouwbaarheid in het ondernemerschap, het bevorderen van een open ondernemerscultuur, alsmede het voorkomen van overkreditering, misbruik en fraude binnen de zakelijke markten; b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
2.2 Het TZB fungeert als platform waar Deelnemers hun ervaring met en over hun Debiteuren kunnen delen. De gegevens over het betaalgedrag van Debiteuren worden zo zichtbaar vóór de Deelnemers, maar ook dóór de Deelnemers. Op basis van deze gegevens kan een Deelnemer een weloverwogen beslissing maken inzake het wel of niet aangaan of voortzetten van een zakenrelatie.
2.3 Deelnemer verklaart door het sluiten van de Overeenkomst zakelijke Betalingsachterstanden aan te melden met de intentie om openheid te creëren over de Betalingsachterstand van de betreffende Debiteur ter bevordering van de door Betalingsachterstanden nagestreefde doelen. Deelnemer verklaart daarbij niet de intentie te hebben een bedrijf te schaden en geen misbruik van het register te zullen maken.
3.1 Natuurlijke- en rechtspersonen die ingeschreven zijn in het handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen Deelnemer worden aan het TZB door met de Stichting een daartoe strekkende Overeenkomst aan te gaan.
3.2 De Stichting is niet verplicht om met een natuurlijke- of rechtspersoon die is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel tot een Overeenkomst te komen en is niet gehouden een beslissing daarover te motiveren.
4.1 Deelnemer mag het TZB uitsluitend gebruiken voor het verkrijgen van inzicht in de actuele en geverifieerde Betalingsachterstanden die zijn opgenomen in het TZB en dient als middel tot het oplossen van zakelijke Betalingsachterstanden. Eén en ander zoals nader is gepreciseerd in deze Voorwaarden, bijlagen en de algemene reglementen, die allen deel uit maken van de Overeenkomst.
4.2 De Stichting adviseert de Deelnemer om de Debiteur op de hoogte te brengen van het gebruik van het TZB door opname van een bepaling van die strekking in de desbetreffende overeenkomst of in de daarop van toepassing zijnde algemene voorwaarden.
4.3 De Deelnemer maakt bij Aanmeldingen uitsluitend van het TZB gebruik voor zakelijke Betalingsachterstanden waarvan de betalingstermijn is verstreken en waarop na herinnering en aanmaning niet tijdig is betaald. In de in de vorige zin genoemde aanmaning wordt de Debiteur door de Deelnemer in gebreke gesteld indien dit voor het verzuim van de Debiteur noodzakelijk is.
4.4 Vereisten voor het gebruik van het TZB: – Debiteur is een Nederlands bedrijf ingeschreven bij het handelsregister. – Het betreft één vordering of meerdere vorderingen voor een totaalbedrag van ten minste honderd euro (100,-) op één zakelijke Debiteur waarvan het bedrijf is opgenomen in het handelsregister. – De vordering is minimaal dertig dagen over de betalingstermijn. – De Debiteur betwist de vordering niet. – Deelnemer moet, indien gevraagd door de Stichting daartoe gevraagd, kunnen bewijzen dat de aangemelde Betalingsachterstand aan voorgaande vereisten voldoet.
4.5 Het gebruik van het TZB kent twee te onderscheiden fasen: de Aanmelding en de Registratie.
4.6 Bij de Aanmelding deelt de Deelnemer de gegevens van een Betalingsachterstand door middel van het TZB met de Stichting. Gedurende de Aanmelding worden de gegevens van de Betalingsachterstand door de Stichting niet met de overige Deelnemers gedeeld, noch via het TZB, noch op enige andere wijze.
4.7 De Stichting stuurt na gegevensuitwisseling met de Deelnemer via het TZB een Informatiebrief aan de Debiteur. In deze brief staat het bedrag van de Betalingsachterstand en de contactgegevens van de aanmeldende Deelnemer. Voorts wordt de Debiteur in de Informatiebrief een reactietermijn gesteld om aan de Deelnemer te betalen óf om met de Deelnemer een regeling voor de Betalingsachterstand te treffen óf om bij de Deelnemer bezwaar tegen de Aanmelding te maken.
4.8 De Informatiebrief wordt gezonden aan het zakelijke adres van de Debiteur zoals dit blijkt uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
4.9 De reactietermijn die is opgenomen in de Informatiebrief is 14 dagen na dagtekening daarvan.
4.10 Indien de Debiteur binnen de in de Informatiebrief gestelde termijn niet tot betaling overgaat, geen regeling met de Deelnemer treft of geen Geldig Bezwaar tegen de Aanmelding maakt, is de Deelnemer bevoegd tot Registratie in het TZB. Bij Registratie is de Deelnemer bevoegd de aangemelde Betalingsachterstand doormiddel van het TZB inzichtelijk te maken voor alle Deelnemers.
4.11 Indien de Debiteur binnen de in de Informatiebrief gestelde termijn tot betaling overgaat of een regeling treft met de Deelnemer dient de Deelnemer Registratie achterwege te laten en de Aanmelding zo spoedig mogelijk uit het TZB te verwijderen. Indien betaling en Registratie elkaar kruisen, verwijdert de Deelnemer de Registatie zo spoedig mogelijk. Nalatigheid op dit punt kan tot aansprakelijkheidstelling en de verplichting tot vrijwaring van de Stichting leiden overeenkomstig de bepalingen van artikel 11 van deze Voorwaarden; voorts kan het daarnaast aanleiding zijn tot het opleggen van een boete overeenkomstig de bepalingen van artikel 12 van deze Voorwaarden.
4.12 Indien Geldig Bezwaar wordt aangetekend door de Debiteur stelt het TZB de Deelnemer daarvan tijdig op de hoogte en wordt de Registratie door de Stichting opgeschort.
4.13 Indien de Debiteur nadat Registratie heeft plaatsgevonden tot betaling overgaat of een regeling met de Deelnemer treft, verwijdert de Deelnemer de Betalingsachterstand uit het TZB. Na verwijdering worden de gegevens van de Betalingsachterstand niet langer met de overige deelnemers gedeeld. De Deelnemer verwijdert de Betalingsachterstand zo spoedig mogelijk uit het TZB nadat betaling heeft plaatsgevonden of door de Deelnemer een regeling met de Debiteur is getroffen. De verwijdering vindt in ieder geval binnen 10 dagen na betaling of het treffen van een onderlinge regeling plaats.
4.14 De Stichting schort Registratie van een Betalingsachterstand op indien de Debiteur daartegen bij de Stichting bezwaar aantekent, nadat de Deelnemer ditzelfde bezwaar heeft afgewezen. Afhankelijk van de uitkomst van de behandeling van het Geldig Bezwaar door de Stichting vindt al dan niet hervatting van de Registratie van de Betalingsachterstand plaats.
4.15 Nadat het bezwaar door de Stichting is afgewezen kan de Debiteur daartegen bezwaar aantekenen bij de Geschillencommissie. Als de Debiteur tijdig bezwaar aantekent bij de Geschillencommissie blijft de opschorting van de Registratie zoals bedoeld in het vorige artikellid gehandhaafd totdat daarop is beslist.
4.16 Nadat het bezwaar door de Stichting is toegewezen kan de Deelnemer daartegen bezwaar aantekenen bij de Geschillencommissie. De opschorting van de Registratie blijft gehandhaafd totdat daarop is beslist.
4.17 De termijn voor het aantekenen van bezwaar bij de Geschillencommissie is drie maanden na de dag van de uitspraak op het bezwaar bij de Stichting.
4.18 Indien de Debiteur de termijn voor het aantekenen van bezwaar bij de Geschillencommissie ongebruikt laat verlopen en dien ten gevolge geen verder bezwaar maakt, kan de Registratie van de Betalingsachterstand door de Deelnemer in het TZB worden hervat totdat de Debiteur of betaalt of met de Deelnemer tot een regeling komt.
4.19 De Debiteur kan na afwijzing van een bezwaar tegen de Registratie van een Betalingsachterstand, daartegen niet nog eens bij de Stichting of de Geschillencommissie eenzelfde of een ander bezwaar aantekenen met betrekking tot diezelfde Betalingsachterstand of een deel daarvan.
4.20 Het is Deelnemers toegestaan om Betalingsachterstanden van Deelnemers aan het TZB die zelf niet tijdig betalen aan te melden en te registreren onder dezelfde voorwaarden als van toepassing zijn op niet-deelnemers-debiteuren.
De Stichting verkrijgt de Gegevens die betrekking hebben op Betalingsachterstanden uitsluitend van Deelnemers aan het TZB.
5.2 Verder verkrijgt de Stichting Gegevens uit openbare registers zoals, maar niet uitsluitend, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (in al haar leverings- en verschijningsvormen); VRIS, Jaarrekeningensysteem van Vereniging Kamers van Koophandel (VVK); Kadaster; Centraal Insolventieregister (CIR); Curatele Register. Openbare bronnen en registers, zoals Griffies der Arrondissementsrechtbanken (faillissementen, surseances van betaling, schuldsaneringen); Nederlandse Staatscourant; dag-, week-, maand- en vakbladen; telefoonboeken; internet. Openbare documentverificatie- en signaleringsregisters.
6.1 De in artikel 5 van deze Voorwaarden genoemde Gegevens die betrekking hebben op Betalingsachterstanden en de gegevens uit openbare bronnen worden door de Stichting verwerkt voor: -het opstellen van Informatiebrieven; -het opstellen van de Rapporten die door het TZB worden voortgebracht en gedeeld met de Deelnemers; -Voor het verzenden van berichten naar de Deelnemer indien deze gebruik maakt van de Bedrijfsmonitor; -Voor het delen van gegevens tussen Deelnemers in verband met steunvorderingen voor faillissementsaanvragen.
6.2 In het geval de bedrijfsgegevens tevens Persoonsgegevens zijn worden deze Persoonsgegevens door de Stichting en het TZB in overeenstemming met de AVG verwerkt.
6.3 Gegevens van de Deelnemer worden opgeslagen en verwerkt in overeenstemming met de door de Stichting en het TZB beoogde doelen.
6.4 Betalingsachterstanden worden niet langer geregistreerd in het TZB dan noodzakelijk ter informatie van de Deelnemers en tot oplossing ervan.
6.5 Verwerking van de gegevens vindt naast de Stichting plaats door haar Verwerker.
6.6 Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden uiterlijk acht jaar na eerste verwerking, dan wel acht jaar nadat zij voor het laatst op hun juistheid zijn onderzocht, vernietigd, dit met uitzondering van de persoonsgegevens die ook gedurende een langere periode noodzakelijk zijn voor een juist en/of volledig oordeel of advies met betrekking tot de Betrokkene en gelet op het doel van de verwerking.
7.1 De Stichting verstrekt gegevens aan haar Deelnemers, aan haar werknemers en Verwerker voor zover zij deze nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren en doet dit louter wanneer dit in overeenstemming is met de door de Stichting en het TZB beoogde doelen.
7.2 De Stichting verstrekt slechts gegevens die betrekking hebben op activiteiten van bedrijven in Nederland, voor zover dit nodig is voor de door de Stichting en het TZB beoogde doelen.
7.3 De Stichting en het TZB verstrekken gegevens in de vorm van: Informatiebrieven, Rapporten, Bedrijfsmonitorberichten en informatie-uitwisseling tussen Deelnemers in verband met steunvorderingen.
7.4 Gegevens worden vertrouwelijk verstrekt en zijn uitsluitend voor interne doeleinden bedoeld.
8.1 De Stichting, de Deelnemer en de Verwerker mogen de gegevens in het register alleen gebruiken voor doeleinden die verenigbaar zijn met doeleinden van de Stichting en van het TZB.
8.2 Gegevens worden zorgvuldig beveiligd.
8.3 De Verwerkersovereenkomst die gesloten wordt met verwerker wordt verwerkt in lijn met de AVG, hiervoor zullen passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen zoals is vermeld in artikel 8.2.
9.1 Deze Voorwaarden en bijlagen zijn van toepassing op de Overeenkomst en op alle overige rechtsbetrekkingen tussen de Stichting en de Deelnemer voor zover deze rechtsbetrekkingen verband houden met het gebruik van het TZB.
9.2 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Deelnemer is uitgesloten.
9.3 De Stichting kan deze Voorwaarden eenzijdig wijzigen. De wijziging in de Voorwaarden treedt in werking op het moment van plaatsing van de nieuwe, aangepaste Voorwaarden op de Website. De Stichting doet hiervan aankondiging op haar Website.
9.4 Wijzigingen en aanvullingen op enige bepaling in de Overeenkomst en deze Voorwaarden aangebracht door de Deelnemer zijn slechts geldig indien en voor zover zij door de Stichting en Deelnemer schriftelijk zijn overeengekomen en hebben alleen betrekking op de betreffende onderliggende Overeenkomst met de Deelnemer.
9.5 Wanneer door de Stichting gedurende kortere of langere tijd afwijkingen van deze Voorwaarden op enig punt en/of onderdeel uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn toegestaan, laat dit het recht van de Stichting op directe en strikte naleving van de Voorwaarden voor de toekomst of voor het overige onverlet. Ook indien de Stichting één of meer aan haar toekomende rechten uit deze Voorwaarden gedurende een periode niet of niet volledig heeft uitgeoefend, kan Deelnemer hieraan geen rechten ontlenen.
9.6 Indien een (of meer) bepaling(en) van deze Voorwaarden nietig blijkt te zijn, vernietigd wordt of anderszins zijn rechtsgeldigheid verliest, blijven de overige bepalingen van deze Voorwaarden onverminderd van kracht, voor zover dit in overeenstemming is met de strekking van deze Voorwaarden. Partijen zullen voorts over bepalingen die hun rechtsgeldigheid op een van de hiervoor vermelde gronden hebben verloren overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen waarbij partijen zoveel mogelijk zullen aanhaken bij de strekking van de te vervangen regeling zodat de strekking van deze Voorwaarden zoveel mogelijk behouden blijft.
9.7 Bepalingen met kennelijke verschrijvingen en/of drukfouten in deze Voorwaarden, de Overeenkomsten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en de daarbij behorende bijlagen gelden niet tussen partijen, voor zover onverkorte toepassing in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.
10.1 Buiten de in de Overeenkomst genoemde grond voor opzegging van de overeenkomst kan de Deelnemersovereenkomst door de Stichting worden opgezegd indien de Deelnemer aantoonbaar onjuiste gegevens heeft verwerkt in het TZB en daardoor onterecht een Debiteur is aangemeld of geregistreerd.
10.2 Het niet of niet tijdig verwijderen van een Betalingsachterstand nadat deze is betaald of nadat tussen de Deelnemer en Debiteur een regeling is getroffen, kan grond zijn voor het opzeggen van de Overeenkomst door de Stichting. Deze opzegging laat het recht van de Stichting tot het opleggen van een boete en het vorderen van de vergoeding van door de Stichting geleden schade onverlet.
10.3 Indien de Deelnemer zich niet houdt aan de aanwijzingen van de Stichting over het gebruik van het TZB of de Website, of indien de Deelnemer handelt in strijd met de bepalingen in de Overeenkomst en/of Voorwaarden en bijlagen is de Stichting gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen.
10.4 De Stichting kan de Overeenkomst met de Deelnemer voorts opzeggen bij de hieronder genoemde omstandigheden: -bij verlening van surseance van betaling aan de Deelnemer; -bij een aanvraag van faillissement of faillietverklaring van de Deelnemer; -bij onderbewindstelling, curatele of schuldsanering van de Deelnemer of, -indien de Deelnemer een besloten vennootschap is met een enig aandeelhouder, bij onderbewindstelling, curatele of schuldsanering van de enig aandeelhouder van de Deelnemer.
10.5 Bij een tussentijdse opzegging van de Overeenkomst door de Deelnemer vindt geen restitutie of verrekening plaats van de voor het lopende jaar betaalde Deelnemersvergoeding.
10.6 Bij een opzegging van de Overeenkomst door de Stichting vindt geen restitutie van de reeds betaalde Deelnemersbijdrage of een gedeelte daarvan plaats.
11.1 De vertegenwoordiger van de Deelnemer verklaart bevoegd te zijn tot het aangaan van de Overeenkomst, waarop deze Voorwaarden betrekking hebben. De vertegenwoordiger van de Deelnemer aanvaardt persoonlijke aansprakelijkheid voor de verplichtingen uit deze Overeenkomst, indien hij niet vertegenwoordingsbevoegd blijkt te zijn en bekrachtiging van de aangegane Overeenkomst door de wel bevoegde vertegenwoordigers van de Deelnemer uitblijft.
11.2 De Stichting garandeert de Deelnemer op geen enkele wijze dat een Debiteur kredietwaardig is en haar betalingsverplichtingen jegens de Deelnemer door het gebruik van het TZB zal nakomen. Indien een Debiteur haar betalingsverplichting jegens een Deelnemer niet nakomt is de Stichting daarvoor niet aansprakelijk.
11.3 De Deelnemer staat in voor de juistheid van de gegevens die hij door middel van het TZB deelt met de Stichting en is aansprakelijk jegens de Stichting voor alle schade die uit onjuistheid van deze gegevens voorkomt.
11.4 Deelnemer zal alle informatie die de Stichting voor de uitvoering van de Overeenkomst nodig heeft op tijd aan de Stichting verstrekken. De Stichting is niet aansprakelijk als deze door het niet tijdig verstrekken van informatie door de Deelnemer niet of niet tijdig kan nakomen.
11.5 De Deelnemer vrijwaart de Stichting en stelt haar schadeloos voor alle vorderingen en aanspraken van derden, die hun oorzaak vinden in het verwerken door de Stichting van door de Deelnemer doormiddel van het TZB met de Stichting gedeelde gegevens die verband houden met Betalingsachterstanden.
11.6 De Deelnemer is verplicht een gedane vermelding uit het TZB te verwijderen, indien de Debiteur de Betalingsachterstand heeft betaald of indien tussen de Deelnemer en de Debiteur tot een onderlinge regeling van de Betalingsachterstand is gekomen. Dit doet hij onverwijld en uiterlijk binnen 10 dagen na de datum waarop betaling plaatsvond of tot een onderlinge regeling is gekomen. De Deelnemer is jegens de Stichting aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van zijn nalaten een melding te verwijderen. Artikel 11.5 is hier eveneens van toepassing.
11.7 De Stichting is niet aansprakelijkheid of tot vrijwaring verplicht wanneer een Debiteur of een derde de Deelnemer aansprakelijk stelt voor schade als gevolg van het gebruik door de Deelnemer van het TZB.
11.8 De Stichting is jegens de Deelnemer niet aansprakelijk voor tekortkomingen in de nakoming van haar verplichtingen uit deze Voorwaarden en de daarmee verbonden Overeenkomst en bijlagen, indien deze niet aan haar kunnen worden toegerekend en deze redelijkerwijs buiten haar macht liggen.
11.9 De Stichting is jegens de Deelnemer niet aansprakelijk voor enige schade, die niet door haar opzet of grove schuld is ontstaan en die direct of indirect voortvloeit uit: a. het geheel of gedeeltelijk niet beschikbaar zijn van de Website en/of het TZB; b. het gebruik door de Deelnemer van het internet waarover het transport van de persoonsgegevens plaatsvindt; c. verstrekking van onjuiste of onvolledige informatie door de Deelnemer; d. verstrekking van gegevens aan een Deelnemer die misbruik heeft gemaakt van de gegevens en e. voor misverstanden, vertragingen of niet behoorlijk overkomen van een rapport.
11.10 De Stichting draagt geen verantwoordelijkheid en is daarmee niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit de diensten van derden, niet ondergeschikten, die de Stichting inschakelt voor het uitvoeren van de dienstverlening verbonden aan het TZB.
11.11 Deelnemer is ervan op de hoogte dat de Stichting voor de uitvoering van de Overeenkomst mede afhankelijk is van de aanlevering van informatie door derden, waaronder het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De Stichting is daarom niet aansprakelijk jegens Deelnemer voor de door Deelnemer geleden schade indien de Stichting de Overeenkomst al dan niet tijdelijk geheel of gedeeltelijk niet kan nakomen als gevolg van problemen van welke aard dan ook in de aanlevering van informatie door derden aan de Stichting.
11.12 De Stichting streeft ernaar dat de gegevens opgenomen in TZB actueel, volledig en feitelijk juist zijn. Deelnemer accepteert echter dat onjuistheden of onvolledigheden niet compleet uit te sluiten zijn en dat de Stichting voor dergelijke onjuistheden en/of onvolledigheden op geen enkele wijze aansprakelijk is.
11.13 De Stichting is nimmer gehouden tot nadeelsopheffing ex art. 6:230 Burgerlijk Wetboek.
11.14 Het gebruik van eventuele hyperlinks op de Website is volledig voor eigen risico van de Deelnemer. De Stichting aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud of de beschikbaarheid van de ermee verbonden internetsites. De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites is door de Stichting niet geverifieerd.
11.15 De Stichting aanvaardt geen aansprakelijkheid en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor welke (indirecte) schade dan ook, ontstaan door het gebruik van hyperlinks op haar Website.
11.16 Gebruik door een Deelnemer van het TZB en/of de Website dat het gebruik daarvan door anderen kan hinderen, dat het functioneren van de Website en/of het TZB in gevaar kan brengen en/of dat op of via de Website of het TZB aangeboden informatie of onderliggende software kan aantasten, is niet toegestaan en leidt tot aansprakelijkheid van de Deelnemer voor alle door dat gebruik veroorzaakte schade. Indien de Stichting als gevolg van het hiervoor genoemde en niet toegestane gebruik van de Website en/of het TZB door derden wordt aansprakelijk gesteld is artikel 11.5 van overeenkomstige toepassing.
11.17 Het is de Deelnemer verboden de server en/of de schijfruimte zoals deze door de Stichting aan de Deelnemer ter beschikking wordt gesteld in het kader van de Overeenkomst, te gebruiken voor handelingen en/of gedragingen die in strijd zijn met de wet, een de partijen bindende regeling, de Overeenkomst of deze Voorwaarden. De hiervoor genoemde gedragingen leiden tot aansprakelijkheid van de Deelnemer voor alle erdoor veroorzaakte schade. Indien de Stichting als gevolg van het hiervoor genoemde en niet toegestane gebruik van de Website en/of het TZB door derden wordt aansprakelijk gesteld is artikel 11.5 van overeenkomstige toepassing.
11.18 Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de technische werking en onderhoud van de eigen internetverbinding, het eigen interne netwerk en alle overige eigen IT-systemen die nodig zijn voor het gebruik van het TZB. De Stichting is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor schade die verband houdt met een van de hiervoor genoemde oorzaken.
11.19 Het is Deelnemers toegestaan om meldingen te maken in het TZB die betrekking hebben op mede Deelnemers. De Stichting is niet aansprakelijk voor enige schade die een Deelnemer lijdt, doordat de Deelnemer zelf aangemeld of geregistreerd wordt in het TZB. Hetgeen in deze Voorwaarden overigens omtrent aansprakelijkheid is bepaald is van overeenkomstige toepassing in gevallen waarbij Deelnemers elkaar bij het TZB aanmelden.
11.20 Indien de Stichting tekortschiet in de nakoming van één of meer van de verplichtingen uit de overeenkomst, zal de Deelnemer haar schriftelijk per aangetekende briefpost in gebreke stellen, waarbij zij aan de Stichting te allen tijde een redelijke hersteltermijn van ten minste twintig werkdagen zal gunnen om alsnog aan haar verplichtingen te voldoen.
11.21 Indien de Stichting na afloop van de in het vorige lid genoemde hersteltermijn toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de overeenkomst, of in geval van onrechtmatig handelen van de Stichting jegens Deelnemer, is zij enkel aansprakelijk jegens Deelnemer voor zover er sprake is van opzet en/of grove schuld. De aansprakelijkheid van de Stichting jegens Deelnemer is beperkt tot de door de Deelnemer geleden schade die het directe gevolg is van het handelen van de Stichting en daarnaast tot de hoogte van het bedrag van de meest recente factuur van de Stichting aan de betreffende Deelnemer.
11.22 Het gebruik van het TZB of de Website mag er nooit toe leiden dat dit tot gevolg heeft dat het gebruik leidt of kan leiden tot enige vorm van al-dan-niet commerciële exploitatie van het TZB en/of de Website of enig gedeelte daarvan door de Deelnemer of enige derde. Een dergelijke exploitatie is in strijd met deze Voorwaarden en de daaraan verbonden Overeenkomst en maakt de Deelnemer aansprakelijk voor alle schade die de Stichting lijdt of zal lijden als gevolg daarvan.
12.1 In verband met de belangen van de Debiteur, de Stichting en derden die in het geding kunnen komen bij een onzorgvuldig gebruik van het TZB is in de Voorwaarden deze boetebepaling opgenomen, die tot doel heeft de juiste naleving van deze Overeenkomst en deze Voorwaarden te verzekeren.
12.2 De Deelnemer is een boete verschuldigd aan de Stichting als hij zich niet houdt aan een bepaling van deze Overeenkomst en niet alsnog nakomt waartoe de Overeenkomst hem verplicht, nadat hem daarvoor door de Stichting een redelijke termijn van 14 dagen is gegeven.
12.3 Deze boete van maximaal vijfhonderd €500,00 per dag is direct opeisbaar en geldt vanaf het moment dat Deelnemer in verzuim is doordat de hiervoor genoemde termijn is verstreken en volledige nakoming is uitgebleven. Daarnaast dient de Deelnemer alle schade te vergoeden die de Stichting heeft opgelopen of zal oplopen als gevolg van Deelnemers toerekenbare tekortkoming bij de nakoming van de verplichting waarvoor hij op grond van lid 2 van dit artikel is aangemaand of een boete verschuldigd is.
12.4 Bij de vaststelling van de hoogte van de boete door de Stichting wordt rekening gehouden met de mogelijke impact van de nalatigheid van de Deelnemer op de Debiteur en op de overige Deelnemers en op de Stichting zelf.
12.5 Artikel 11.5 van deze Voorwaarden met betrekking tot de vrijwaring van de Stichting is op het bepaalde in artikel 12.3. Van overeenkomstige toepassing.
13.1 Door de Stichting verzonden facturen dienen binnen 60 dagen na factuurdatum te zijn voldaan. Betaling vindt plaats zonder aftrek en/of verrekening van andere bedragen, tenzij dit met de Deelnemer voorafgaand schriftelijk is overeengekomen. Het is de Deelnemer niet toegestaan betalingen op te schorten.
13.2 De Deelnemer kan tegen een factuur alleen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Het bezwaar moet binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur worden gemaakt. Het bezwaar ontslaat de Deelnemer niet van de verplichting tot volledige en tijdige betaling van de factuur.
13.3 Indien de Deelnemer niet binnen 60 dagen na factuurdatum aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan is de Deelnemer zonder ingebrekestelling in verzuim en is de Stichting gerechtigd om gebruik te maken van het TZB, tot overdracht van de vordering aan een incassobureau en tot het treffen van overige rechtsmaatregelen om betaling van het verschuldigde te verkrijgen.
13.4 Indien de vordering wegens te laat betalen door de Stichting wordt overgedragen aan een incassobureau is de Deelnemer wettelijke rente en (buiten)gerechtelijke (incasso)kosten verschuldigd over het (restant)factuurbedrag, alsmede tot vergoeding van alle kosten die die Stichting maakt om betaling van het verschuldigde te verkrijgen.
14.1 De Stichting behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, domeinnamen, merkenrechten, octrooien en andere intellectuele eigendomsrechten) met betrekking tot alle op of via de Website of het TZB aangeboden informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s). Het is niet toegestaan informatie op deze Website of uit het TZB te kopiëren, te downloaden of op enigerlei wijze openbaar te maken, te verspreiden of te verveelvoudigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stichting.
14.2 Intellectuele eigendoms- en exploitatierechten zoals het auteursrecht, patent, handelsnaam, beeldmerk en alle eventuele overige rechten van intellectueel of industrieel eigendom, alsmede soortgelijke rechten tot bescherming van informatie met betrekking tot de software (incl. standaardaanpassingen en nieuwe versies), databases, documentatie of materialen komen uitsluitend aan de Stichting toe.
14.3 Indien tijdens het gebruik van de software op verzoek van de Deelnemer door de Stichting wijzigingen, aanvullingen of uitbreidingen worden aangebracht, berust het intellectuele eigendom van deze wijzigingen, aanvullingen of uitbreidingen bij de Stichting ongeacht of deze al dan niet in opdracht en voor rekening van de Deelnemer zijn aangebracht.
14.4 De Stichting verklaart, dat de intellectuele (eigendoms-)rechten van de software, of delen daarvan, niet door derden zijn geclaimd of betwist.
14.5 De Stichting vrijwaart de Deelnemer voor alle aanspraken van derden uit hoofde van vermeende intellectuele (eigendoms-) rechten op de software of delen daarvan. Ieder der partijen verbindt zich de andere partij onverwijld op de hoogte te stellen van feiten en/of omstandigheden, waaruit dergelijke aanspraken zouden kunnen ontstaan. Indien de Deelnemer door derden wordt aangesproken, zal hij de Stichting daarvan direct op de hoogte stellen en zich onthouden van feitelijke en/of rechtshandelingen die de juridische positie van de Stichting jegens derden zouden kunnen beïnvloeden. De Stichting zal direct na ontvangst van een dergelijke kennisgeving alle feitelijke en/of juridische maatregelen treffen welke onder de gegeven omstandigheden redelijkerwijs van haar kunnen worden gevergd ter bescherming van haar intellectuele eigendomsrechten en de aan de Deelnemer verleende gebruiksrechten.
14.6 Indien en voor zover aanspraken van derden uit hoofde van vermeende intellectuele eigendom ertoe zouden leiden dat de Stichting en de Deelnemer het gebruik van de software tijdelijk of definitief moeten staken, zal de Stichting jegens de Deelnemer nimmer aansprakelijk zijn voor gevolgschade of voor schade voortvloeiend uit tijdelijke of definitieve staking van het gebruik van de software.
14.7 Indien aanspraken van derden voortvloeien uit door de Deelnemer aan de software aangebrachte wijzigingen en/of toevoegingen, zal de Stichting nimmer voor deze aanspraken aansprakelijk zijn. De Deelnemer vrijwaart de Stichting voor alle gevolgen voortvloeiende uit bedoelde wijzigingen en/of toevoegingen.
14.8 Het is de Deelnemer niet toegestaan enige aanduiding van intellectueel of industrieel eigendomsrecht van de Stichting te wijzigen, te verwijderen of onherkenbaar te maken.
15.1 Partijen zullen alle vertrouwelijke informatie (zoals o.a. eventuele technische informatie, informatie over leveranciers, afnemers, deelnemers, software, programmatuur, guidelines, betalingsgegevens, informatie over bedrijfsprocessen, product-, prijs-, markt-, klant- en bedrijfsgegevens) die zij in het kader van de overeenkomst van en/of over elkaar hebben verkregen, strikt geheim houden en niet gebruiken of openbaar maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.
15.2 Het vorige lid is niet van toepassing op de gegevens die voor de Stichting noodzakelijk zijn voor de inhoud en de verzending van de Informatiebrief aan de Debiteur die door de Deelnemer is aangemeld en voor de gegevens die bij Registratie in het TZB gedeeld worden met de overige Deelnemers aan het TZB.
15.3 De Deelnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor de aan haar verstrekte Deelnemersnaam en/of het bijbehorende wachtwoord, en zal zorgdragen voor geheimhouding.
15.4 Indien de Overeenkomst eindigt, zal elke partij uit eigen beweging en voor zover mogelijk onverwijld aan de andere partij alle documenten, bestanden en andere informatie en informatiedragers die vertrouwelijke informatie bevatten, met inbegrip van kopieën daarvan, teruggeven, ongeacht of de inhoud van die informatiedragers door de betrokken partij of door een ander is vervaardigd. Voor zover vertrouwelijke informatie is opgeslagen in een computersysteem van de betrokken partij of is vastgelegd in een andere vorm die redelijkerwijs niet aan de andere partij kan worden gegeven, zal de betrokken partij de vertrouwelijke informatie vernietigen.
15.5 Partijen verplichten zich om alle personen die door hen worden ingezet bij de uitvoering van de overeenkomst dezelfde geheimhoudingsverplichtingen op te leggen als in het eerste lid van dit artikel is opgenomen.
16.1 Zowel bij het aanmelden van een Betalingsachterstand door de Deelnemer in het TZB als bij de Registratie door de Stichting kan er sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens.
16.2 De Stichting zal zich bij de verwerking van Betalingsachterstanden in verband met Aanmelding daarom als verwerker van de Deelnemer houden aan de daarop van toepassing zijnde privacy wet- en regelgeving.
16.3 Bij de Registratie van een Betalingsachterstand door de Stichting in het TZB kan er sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens. De Stichting zal zich naast de Deelnemer als medeverwerkingsverantwoordelijke houden aan de op deze verwerking van toepassing zijnde privacy wet- en regelgeving.
16.4 De Deelnemer en de Stichting komen in verband met het in dit artikel voorafgaande een gezamenlijke privacyregeling overeen waarin de wederzijdse verplichtingen op het gebied van de privacyregelgeving worden geregeld. De inhoud van deze regeling is als bijlagen in deze Voorwaarden opgenomen.
16.5 De Stichting neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die zij ten behoeve van of tezamen met de Deelnemer verwerkt. De Deelnemer kan op schriftelijk verzoek een overzicht krijgen van de genomen maatregelen.
16.6 De Stichting zal werknemers en andere personen die zij inschakelt bij de verwerking van persoonsgegevens bij het nakomen van het bepaalde in artikel 15.5 van deze Voorwaarden eveneens verplichten tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen en ervoor zorgen dat zij dezelfde zorg betrachten en zich houden aan de verplichtingen voortvloeiende uit de AVG.
16.7 Indien de Stichting kosten moet maken voor het uitvoeren van een verzoek of bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie of in verband van een wettelijke verplichting werkzaamheden moet verrichten in verband met het verstrekken, wijzigen, aanvullen, vernietigen of afschermen van doormiddel van het TZB verwerkte persoonsgegevens, kunnen alle daaraan verbonden kosten aan de aanmeldende Deelnemer of Deelnemers in rekening worden gebracht.
17.1 De Stichting zal zich inspannen om een zo groot mogelijke beschikbaarheid van de Website en het TZB te bieden. De Stichting garandeert evenwel niet dat de Website en het TZB altijd beschikbaar en bereikbaar is en te allen tijde foutloos en onderbroken zal functioneren.
17.2 De Stichting spant zich in storingen en beperkingen van de Website en het TZB zo spoedig mogelijk te verhelpen en eventuele hinder daarvan bij de Deelnemer zo beperkt mogelijk te houden. De Stichting garandeert echter niet dat het TZB en/of de Website te allen tijde zonder beperkingen of storingen zullen functioneren, mede vanwege noodzakelijk onderhoud, de afhankelijkheid van producten en/of diensten van haar toeleveranciers en van (Internet) technologieën die in ontwikkeling zijn.
17.3 Deelnemer kan op de website, op een daarvoor speciaal ingerichte pagina, zijn vragen en klachten aan de Stichting voorleggen.
17.4 De Stichting streeft ernaar vragen en klachten binnen een redelijke termijn te beantwoorden dan wel in behandeling te nemen.
17.5 De Stichting kan het TZB en/of de Website updaten voor onderhoud of verbeteringen. De Stichting brengt Deelnemer zo spoedig mogelijk maar tenminste twee dagen van tevoren op de hoogte van de Update en de nieuwe of gewijzigde onderdelen van het TZB en/of de Website.
17.6 Als de Stichting een nieuwe versie van het TZB en/of de Website uitbrengt, vervangt deze de vorige versie. De bepalingen uit deze Overeenkomst en de Voorwaarden gelden ook op de Nieuwe Versie van het TZB en/of de Website.
17.7 Als het TZB en/of de Website niet goed functioneert door een Gebrek daarin, dan herstelt de Stichting het gebrek kosteloos.
17.8 De Stichting kan, tegen een meerprijs waar Partijen dan afspraken over zullen maken, eventueel de volgende extra service bieden: consultancy, maatwerksoftware ontwikkeling en extra ondersteuning.
18.1 De Stichting zal bij uitvoering van de aanmeldingen en Registraties van de Deelnemer de nodige zorgvuldigheid in acht nemen en naar haar beste vermogen met de belangen van de Deelnemer, van de Debiteur en derden, rekening houden.
18.2 De Deelnemer zal zich opstellen en gedragen conform hetgeen van een verantwoordelijk en zorgvuldig handelende Deelnemer verwacht mag worden.
18.3 De Deelnemer zal in verband met het bepaalde in het vorige lid onder andere de door de Stichting gestelde voorschriften en gegeven aanwijzingen met betrekking tot het gebruik van het TZB en/of de Website in acht nemen.
18.4 Deelnemer zal het TZB en/of de Website gebruiken volgens de geldende wet- en regelgeving (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming) en overeenkomstig de bepalingen van de Overeenkomst en deze Voorwaarden.
18.5 Deelnemer verplicht zich om alle gegevens aan de Stichting aan te leveren die redelijkerwijze nodig zijn om een door de Deelnemer gemaakte aanmelding te verifiëren en met een Debiteur in contact te treden. Daarnaast verplicht Deelnemer zich om aan de Stichting op eerste verzoek alle noodzakelijke medewerking te verlenen in verband met een door de Deelnemer gedane aangemelde of geregistreerde Betalingsachterstand.
18.6 De Stichting is te allen tijde gerechtigd om een door een Deelnemer gemaakte melding over een Debiteur, uit het TZB te verwijderen indien zij aan de juistheid van de Aanmelding of Registratie twijfelt.
18.7 Deelnemer mag de Software niet voor iets anders gebruiken dan waarvoor de Software bedoeld is zoals omschreven in artikel 1 lid 2 van deze gebruiksovereenkomst en de Voorwaarden.
18.8 De Deelnemer mag niet: – Het Gebruiksrecht verhuren, bezwaren, in licentie geven of op een andere manier misbruiken of daartoe poging doen; – een afgeleide of concurrerende versie van de het TZB en/of de Website te maken of proberen te maken.
18.9 Het is Deelnemer niet toegestaan de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten aan derden over te dragen of aan derden in gebruik te geven. Deze niet overdraagbaarheid heeft goederenrechtelijk effect. Een eventuele overdrachtshandeling heeft dan ook geen rechtsgevolg.
18.10 De Stichting behoudt zich het recht voor zonder verdere aankondiging de toegang tot de Website en het TZB te ontzeggen, indien en zo lang de Deelnemer handelt in strijd met de bepalingen in de Overeenkomst en/of Voorwaarden. Dit onverminderd het recht van de Stichting tot opzegging van de overeenkomst, het vorderen van schadevergoeding en het opleggen van een boete tot nakoming uit hoofde van artikel 12 van deze Voorwaarden.
19.1 Deze Voorwaarden zijn alleen in de Nederlandse taal opgesteld. Communicatie met de Stichting vindt alleen in de Nederlandse taal plaats. De Stichting heeft het recht mededelingen die in een andere taal zijn gedaan, als niet gedaan te beschouwen.
19.2s Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die verband houden met deze Voorwaarden worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter te Amsterdam.
Voor zover de Stichting Persoonsgegevens Verwerkt ten behoeve van de Deelnemer voor de Aanmelding van een Betalingsachterstand, zij op grond van de AVG als Verwerker van deze Persoonsgegevens wordt aangemerkt.
Voor zover de Stichting en de Deelnemer Persoonsgegevens verwerken in het kader van deze Overeenkomst met betrekking tot de Registratie van een zakelijke Betalingsachterstand zij als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken worden aangemerkt in de zin van artikel 26 AVG.
3.1 Ten einde te voldoen aan de eisen van de AVG bevat deze Regeling afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door partijen in het kader van de Overeenkomst.
3.2 Ten einde te voldoen aan de eisen van de AVG bevat deze Regeling een omschrijving van de aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Persoonsgegevens, Betrokkenen en ontvangers. Deze omschrijvingen zijn in Bijlage 2 van deze Algemene Voorwaarden opgenomen.
3.3 Partijen garanderen elkaar dat zij ieder binnen de eigen organisatie passende technische en organisatorische maatregelen zullen nemen zodat de Verwerking aan de vereisten van de AVG voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd.
3.4 Partijen garanderen elkaar te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
4.1 Deze Regeling maakt deel uit van de Overeenkomst en treedt in werking op het moment de Overeenkomst door beide partijen zijn ondertekend.
4.2 Deze Regeling eindigt op het moment dat de Overeenkomst door één van beide partijen door opzegging of volledige ontbinding wordt beëindigd.
4.3 Opzegging van deze Regeling is alleen mogelijk met gelijktijdige opzegging van de Overeenkomst, overeenkomstig de daarop betrekking hebbende bepalingen van die Overeenkomst en de daarop van toepassing zijnde Voorwaarden.
5.1 De Stichting verkrijgt de opdracht tot Aanmelding doordat de Deelnemer in het TZB de webpagina ‘Achterstand indienen’ invult en verzendt. Hierdoor worden de volgende gegevens (van Debiteur) met de Stichting gedeeld: bedrijfsstatus (actief/niet actief), bedrijfsnaam, straatnaam en nummer, postcode en plaats, KVK-nummer, of de Debiteur al dan niet is aangemaand, of de Debiteur de vordering al dan niet betwist, het factuurnummer, de vervaldatum van de factuur, het bedrag van de factuur.
5.2 Door het verzenden van de opdracht krijgt de Stichting de bevoegdheid tot het verwerken van deze gegevens tot een Informatiebrief aan de desbetreffende Debiteur en tot het verzenden van deze brief aan het zakelijk adres zoals dit blijkt uit de webpagina ‘Achterstand indienen’ van het TZB.
5.3 Voorts verkrijgt de Stichting toestemming van de Deelnemer tot telefonische verificatie van de ontvangst door de Debiteur van de Informatiebrief.
5.4 De Stichting verwerkt in het kader van de Aanmelding uitsluitend de gegevens van de webpagina ‘Achterstand indienen’ van het TZB zoals deze blijken uit deze pagina en het zakelijk telefoonnummer van Debiteur zoals dit blijkt uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en verwerkt deze gegevens uitsluitend voor de met het TZB beoogde doelen.
5.5 Het voorgaande geldt behoudens wettelijke voorschriften die op de Stichting van toepassing zijn en die de Stichting verplichten tot het delen van de hiervoor opgesomde gegevens met de door de wet aangewezen derden.
5.6 Indien De Stichting op grond van een wettelijk voorschrift als bedoeld in het vorige artikel lid gegevens dient te verstrekken, informeert hij Deelnemer onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.
5.7 De Stichting heeft bij de Aanmelding geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens.
5.8 De tekst van de Informatiebrief is als bijlage opgenomen bij deze Regeling.
6.1 Onverminderd het bepaalde in artikel 3.3 treft de Stichting de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in Bijlage 4.
6.2 Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. De Stichting waarborgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.
6.3 Indien en voor zover Deelnemer uitdrukkelijk schriftelijk om aanvullende beveiligingsmaatregelen verzoekt, zal de Stichting met hem in overleg treden om in de noodzaak daarvan gezamenlijk te beoordelen. Indien partijen overeenstemming bereiken zal de Stichting op de overeengekomen wijze de aanvullende maatregelen treffen met het oog op de beveiliging van de Persoonsgegevens.
6.4 De Stichting Verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verkregen van Deelnemer en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
6.5 De voorgaande vier artikelleden van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing tijdens de gezamenlijke verwerking die plaatsvindt tijdens de Registratie.
7.1 In verband met de vertrouwelijke aard van de Persoonsgegevens toont de Stichting op verzoek van Deelnemer aan dat zijn personeel zich ertoe heeft verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen als bedoeld in artikel 16.6 van de Voorwaarden.
7.2 Het voorgaande artikellid van deze regeling is van overeenkomstige toepassing tijdens de gezamenlijke verwerking die plaatsvindt tijdens de Registratie.
8.1 Bij het uitvoeren van de Overeenkomst kan de Stichting gebruik maken van de diensten van een andere Verwerker. De Stichting behoeft hiervoor geen toestemming van de Deelnemer.
8.2 Wanneer de Stichting een andere Verwerker inschakelt om in het kader van deze Overeenkomst verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden door de Stichting aan deze andere Verwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake persoonsgegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Regeling zijn opgenomen.
8.3. De voorgaande twee artikelleden van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing tijdens de gezamenlijke verwerking die plaatsvindt tijdens de Registratie.
9.1 De Deelnemer en de Stichting geven elkaar bijstand bij het vervullen van hun plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de Betrokkene te beantwoorden. Partijen stemmen in het kader van deze Overeenkomst hun beleid op dit punt met elkaar af via hun wederzijdse contactpersonen.
9.2 Het voorgaande artikellid van deze regeling is van overeenkomstige toepassing tijdens de gezamenlijke verwerking die plaatsvindt tijdens de Registratie.
10.1 De Stichting en de Deelnemer handelen Meldingen af en informeren elkaar overeenkomstig de afspraken betreffende Incidenten en Inbreuken in verband met Persoonsgegevens opgenomen in bijlage 4 van deze Voorwaarden.
10.2 Partijen dragen elk de door henzelf in verband met een Melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten, voor zover zij niet op basisartikelen 17 en 18 van de Afspraken Betreffende Incidenten en Inbreuken in verband met Persoonsgegevens, zoals opgenomen in bijlage 3 van deze Regeling, besluiten tot een gezamenlijk plan tot communicatie of een gezamenlijk plan tot nazorg. Indien er sprake is van zo’n gezamenlijk plan treffen partijen in dat kader tevens een regeling over de verdeling van de kosten daarvan.
10.3 De voorgaande twee artikelleden van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing tijdens de gezamenlijke verwerking die plaatsvindt tijdens de Registratie.
11.1 Overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.11 van de Voorwaarden verwijdert de Deelnemer de Aanmelding uit het TZB zo spoedig mogelijk indien binnen de in de Informatiebrief gestelde termijn wordt betaald of de Debiteur een regeling treft met de Deelnemer. Door verwijdering van de Aanmelding uit het TZB voordat Registratie daarvan plaatsvond worden de gegevens daarvan gewist.
11.2 De Debiteur kan naar aanleiding van de Informatiebrief een Geldig Bezwaar aantekenen bij de Deelnemer en zowel de Deelnemer als de Debiteur kunnen van een beslissing van de Stichting bezwaar aantekenen bij de Geschillencommissie indien zij door de Stichting in het ongelijk zijn gesteld. Er vindt geen Registratie van de Betalingsachterstand plaats totdat op het Geldige Bezwaar door de Stichting of het eventueel daaropvolgende bezwaar bij de Geschillencommissie is beslist.
11.3 De gegevens van de Betalingsachterstand worden totdat op het Geldige Bezwaar en totdat op het eventuele daaropvolgende bezwaar bij de geschillencommissie is beslist door de Stichting in het TZB bewaard zonder dat Registratie door de Deelnemer plaatsvindt.
11.4 Indien de Stichting voordat Registratie plaatsvond een Geldig Bezwaar heeft afgewezen en de Debiteur niet tijdig bezwaar aan tekent bij de geschillencommissie, is de deelnemer tot Registratie van de Betalingsachterstand in het TZB bevoegd.
11.5 Indien de Stichting voordat Registratie plaatsvond een Geldig Bezwaar heeft toegewezen en de Deelnemer niet tijdig bezwaar aantekent bij de Geschillencommissie, wist de Stichting de Betalingsachterstand met de daaraan verbonden persoonsgegevens.
11.6 Indien de geschillencommissie voordat Registratie plaatsvond een bij haar ingesteld bezwaar door de Debiteur gegrond verklaart, wist de Stichting de Betalingsachterstand en de daaraan verbonden persoonsgegevens.
11.7 Indien de Geschillencommissie voordat Registratie plaatsvond een bij haar ingesteld bezwaar door de Deelnemer gegrond verklaart, is laatstgenoemde bevoegd tot Registratie van de Betalingsachterstand in het TZB.
11.8 Indien een Betalingsachterstand wordt geregistreerd nadat binnen de door de Informatiebrief gestelde termijn niet werd betaald, geen regeling met de Deelnemer werd getroffen of geen Geldig Bezwaar werd ingesteld, blijft de Betalingsachterstand en de daaraan verbonden persoonsgegevens geregistreerd totdat daarop werd betaald, een regeling met de Deelnemer werd getroffen of een Geldig Bezwaar werd ingesteld. Buiten de in de vorige zin genoemde redenen voor de beëindiging van de Registratie staat het de Deelnemer vrij de Registratie te allen tijde naar goeddunken te verwijderen. Wel worden de gegevens van Betalingsachterstand indien mogelijk met uitzondering van de daaraan verbonden Persoonsgegevens door de Stichting verwerkt tot een grafische indicatie van de kredietwaardigheid van de Debiteur die na verloop van één jaar na aanvang van de Registratie wordt gewist indien de Debiteur voor het einde van dit jaar niet nog eens wordt geregistreerd. Alle gegevens worden gewist als er binnen een jaar niet nogmaals sprake is van de Registratie van een Betalingsachterstand. Indien binnen het jaar na de datum van Registratie één of meer volgende Registraties plaats hebben, wordt de bewaartermijn van de Betalingsachterstand voor zover nodig voor de grafische weergave telkens verlengd met één jaar vanaf het moment van Registratie van de laatst geregistreerde Betalingsachterstand.
11.9 Indien na Registratie betaald wordt of een regeling wordt getroffen, wordt de Betalingsachterstand en de daaraan verbonden Persoonsgegevens door de Deelnemer uit het TZB verwijderd binnen de door de Voorwaarden genoemde termijn en worden de gegevens van de Betalingsachterstand en de daaraan verbonden Persoonsgegevens gewist. Wel worden de gegevens van Betalingsachterstand indien mogelijk met uitzondering van de daaraan verbonden Persoonsgegevens door de Stichting verwerkt tot een grafische indicatie van de kredietwaardigheid van de Debiteur die na verloop van één jaar na aanvang van de Registratie wordt gewist indien de Debiteur voor het einde van dit jaar niet nog eens wordt geregistreerd. Alle gegevens worden gewist als er binnen een jaar niet nogmaals sprake is van de Registratie van een Betalingsachterstand. Indien binnen het jaar na de datum van Registratie één of meer volgende Registraties plaats hebben, wordt de bewaartermijn van de Betalingsachterstand voor zover nodig voor de grafische weergave telkens verlengd met één jaar vanaf het moment van Registratie van de laatst geregistreerde Betalingsachterstand.
11.10 Indien de Debiteur nadat Registratie heeft plaatsgevonden een Geldig Bezwaar indient en/of ofwel de Deelnemer ofwel de Debiteur van de beslissing daarop verder bezwaar aantekent bij de Geschillencommissie, blijft de Registratie geschorst totdat door de geschillencommissie is beslist.
11.11 In bovengenoemd geval bewaart de Stichting de gegevens van de Betalingsachterstand totdat door de geschillencommissie is beslist.
11.12 Indien de geschillencommissie nadat Registratie plaatsvond een bij haar ingesteld bezwaar door de Debiteur gegrond verklaart, wist de Stichting de Betalingsachterstand en de daaraan verbonden persoonsgegevens.
11.13 Indien de geschillencommissie een door de Deelnemer ingediend bezwaar op een geschorste registratie gegrond verklaart, is laatstgenoemde bevoegd de Betalingsachterstand opnieuw te registreren in het TZB.
12.1 Partijen stellen elkaar alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Onderlinge Gegevensverwerkingsregeling zijn en worden nagekomen.
12.2 De Stichting verleent alle benodigde medewerking aan audits.
12.3 De Stichting verstrekt met een frequentie van eenmaal per jaar, aan Deelnemer een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige, waarin deze een oordeel geeft over de genoemde naleving.
In verband met het bepaalde in artikel 26 AVG en artikel 3.2 van de Onderlinge Gegevensverwerkingsregeling is deze bijlage opgenomen.
Onderwerp van de Verwerking is het delen van gegevens over Betalingsachterstanden tussen de Deelnemers aan het TZB ten einde bij te dragen aan het voorkomen en oplossen van deze soort van Betalingsachterstanden en het tegengaan van misbruik en fraude. Zakelijke Betalingsachterstanden zijn onbetwiste Betalingsachterstanden van bedrijven en organisaties die zijn ingeschreven bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel, waarop na herinnering en aanmaning na het verstrijken van de wettelijke betalingstermijn geen betaling is ontvangen. Voorwaarde voor deelneming aan het TZB is inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het hebben van een Overeenkomst met de Stichting.
Aard van de Verwerking is het achtereenvolgens van een Deelnemer aan het TZB verkrijgen van gegevens omtrent een Betalingsachterstand en het vervolgens door het verwerken van deze gegevens tot een Informatiebrief aan de Debiteur bijdragen aan het oplossen van deze Betalingsachterstand, door de Debiteur in de gelegenheid te stellen Registratie te voorkomen door te betalen, door een betalingsregeling te treffen met diens crediteur of door Geldig Bezwaar te maken. De aangemelde Betalingsachterstand wordt pas inzichtelijk en met de overige Deelnemers gedeeld door Registratie nadat de in de Informatiebrief gestelde termijn voor het oplossen van de Betalingsachterstand ongebruikt is verstreken. De van de Deelnemer ontvangen gegevens met betrekking tot de zakelijke Betalingsachterstand worden Verwerkt tot een Rapport door het toevoegen van publiek toegankelijke informatie over de Debiteur uit openbare registers, waaronder de authentieke gegevens opgenomen in het Handelsregister van de KVK. Zodra de geregistreerde Betalingsachterstand is opgelost wordt deze verwijderd uit het TZB. Gedurende een jaar na beëindiging van de Registratie worden de gegevens van de Betalingsachterstand door de Stichting verwerkt tot een grafische indicatie van de kredietwaardigheid van de Debiteur. Deze grafische indicatie is inzichtelijk voor de Deelnemers aan het TZB. Uiterlijk na één jaar na verwijdering worden alle gegevens van de Betalingsachterstand volledig gewist, tenzij er sprake is van de Registratie van verdere Betalingsachterstanden van de betreffende Debiteur en voor zover het bewaren niet noodzakelijk is voor het naleven van andere wettelijke bepalingen.
De wettelijke grondslag van de gegevensverwerking is zowel gelegen in het gerechtvaardigde belang dat de Stichting Betalingsachterstandenregistratie heeft bij het nastreven van haar statutaire doelstellingen: het bevorderen van het vertrouwen in het ondernemerschap, het tegengaan van Betalingsachterstanden, overkreditering, misbruik en fraude, als bij het gerechtvaardigde belang van de Deelnemers aan het TZB bij deze doelen als collectief en bij het verkrijgen van betaling van de aangemelde of geregistreerde Debiteur ieder voor zich.
Deze gerechtvaardigde belangen wegen op tegen de mogelijke inbreuk op de rechten en belangen van de Betrokkene, in de eerste plaats omdat deze gehouden is tot nakoming van zijn contractuele verplichtingen, die hij eerder niet betwistte en waarvan de wettelijke betalingstermijn is verstreken, vervolgens omdat de Betrokkene na de Aanmelding door de Debiteur alle mogelijkheden kreeg om Registratie te voorkomen en tenslotte omdat hij, wanneer Registratie heeft plaatsgevonden deze mogelijkheden behoudt en zodoende aan het voortduren van de Registratie een eind kan maken.
sDe grondslag van de verwerking kan ook gelegen zijn in de overeenkomst tussen Deelnemer en Debiteur. Dit is het geval wanneer in de overeenkomst of de daarop van toepassing zijnde algemene voorwaarden bepaald is dat van het TZB-gebruik zal worden gemaakt in het geval van betalingsachterstand.
Doel van de verwerking is in de eerste plaats het voor de deelnemers aan het TZB inzichtelijk maken van zakelijke, onbetwiste, actuele en geverifieerde Betalingsachterstanden ten einde Betalingsachterstanden, overkreditering, fraude en misbruik te voorkomen.
Kenmerkend voor de geregistreerde Betalingsachterstanden is dat deze onbetwist zijn; dat daarvan de wettelijke betaaltermijn is verstreken en dat na herinnering en aanmaning geen betaling werd verkregen en dat daarop opnieuw geen betaling is verkregen, nadat de Debiteur een extra termijn is gesteld om tot een redelijke oplossing van de Betalingsachterstand te komen.
Door het inzichtelijk maken van deze Betalingsachterstanden kan in de eerste plaats inzicht worden verkregen over het feitelijke betaalgedrag van bedrijven en organisaties, hetgeen met de traditionele verwerkingen van historische gegevens over de liquiditeits- en solvabiliteitsgegevens niet mogelijk is. Ten tweede kan de aan het TZB verbonden procedures tot bescherming van de belangen van de Debiteur leiden tot het oplossen van onbetwiste zakelijke Betalingsachterstanden.
Na Registratie kunnen de Deelnemers aan het TZB de gegevens van de geregistreerde Betalingsachterstanden binnen de kaders van de voorwaarden die aan de deelnemers worden gesteld in de deelnemersovereenkomst en de daarop van toepassing zijnde voorwaarden, gebruiken tot het zelf nemen van bedrijfskredietmanagementbeslissingen, het verwerken van de gegevens voor bedrijfsinformatie ten behoeve van derden.
Indien bij de verwerking sprake is van de verwerking van persoonsgegevens bestaan die uit gewone en gevoelige persoonsgegevens. Er is sprake van gevoelige persoonsgegevens wanneer met de gegevens van het handelsregister van de Kamer van Koophandel de identiteit van één of meer natuurlijke personen kan worden herleid en deze informatie door middel van het TZB gecombineerd wordt met de bedragen van één of meer Betalingsachterstanden van de betreffende Debiteur. Indien deze gegevens in handen komen van derden die niet gebonden zijn aan de gebruiksbeperkingen die de Deelnemersovereenkomst en de daarbij behorende Voorwaarden, kunnen zij leiden tot imago- en vermogensschade.
Door de AVG wordt onderscheid gemaakt tussen de categorieën gewone, bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens. Daarnaast worden gevoelige persoonsgegevens onderscheiden. Door de Stichting worden in het TZB-bedrijfsgegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel gecombineerd met financiële gegevens over zakelijke betalingsachterstanden afkomstig van Deelnemers. De beschrijving van de combinatie van de gegevens uit het handelsregister en de financiële gegevens moet indien deze als persoonsgegevens moeten worden gekwalificeerd gevoelige persoonsgegevens luiden. De verwerking van deze gevoelige persoonsgegevens is op basis van de AVG niet verboden, maar dient met extra waarborgen te zijn omgeven.
Zowel Deelnemers als Debiteuren dienen ingeschreven te zijn bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Wanneer vanuit de bedrijfsnaam of uit de verdere authentieke gegevens van het handelsregister één of meerdere natuurlijke personen identificeerbaar of geïdentificeerd kunnen worden zijn deze personen aan te duiden als Betrokkenen in de zin van de AVG. Deze Betrokkenen zijn in het algemeen aan te duiden als ondernemers of vertegenwoordigingsbevoegden van een onderneming of als vertegenwoordigingsbevoegden van organisaties waarop de wettelijke plicht tot inschrijving bij het handelsregister rust.
De ontvangers van de Persoonsgegevens zijn de Deelnemers van aan het TZB. Deze Deelnemers zijn ingeschreven bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en zijn dus aan te merken als ondernemingen of maatschappelijke organisaties. De bedrijven en organisaties die Deelnemer zijn aan het TZB kunnen de gegevens uit het TZB gebruiken ten behoeve van henzelf tot het nemen van kredietmanagement beslissingen of ten behoeve van derden voor wie zij ofwel kredietmanagement gegevens voortbrengen en/of voor wie zij zakelijke Betalingsachterstanden (buiten)gerechtelijk oplossen.
In deze bijlage specificeren partijen de bij deze Regeling en bij de eraan ten grondslag liggende Overeenkomst behorende normen en maatregelen ter beveiliging van Persoonsgegevens.
In verband met de verplichting die de AVG partijen oplegt om binnen 72 uur een Inbreuk bij de AP te melden en een register bij te houden van incidenten met betrekking tot Persoonsgegevens en het feit dat de gegevensverwerking van het TZB Persoonsgegevens kan bevatten, komen Parrtijen in het kader van deze Regeling overeen dat:
1 Partijen binnen de organisatie ten minste één persoon en diens vervanger aanwijzen die verantwoordelijk is voor het melden van Inbreuken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de Verantwoordelijke. Waar in deze Regeling over de Verantwoordelijke wordt gesproken is daarmee tevens zijn vervanger bedoeld);
2 Partijen elkaar op de hoogte brengen van de identiteit en contactgegevens van de personen bedoeld in het voorgaande lid en ingeval van functiewisseling elkaar daarvan eveneens op de hoogte houden zodanig dat bij een Melding deze Regeling door partijen correct kan worden nageleefd;
3 Partijen zeker stellen door middel van schriftelijke instructie, training en een schriftelijke test dat hun medewerkers weten wat een Incident en een Inbreuk is, dat zij verplicht zijn een Incident of Inbreuk onmiddellijk aan de Verantwoordelijke of diens vervanger te melden en wat de consequenties kunnen zijn voor partijen van het niet melden (Waar in deze Regeling over Melding wordt gesproken is in het vervolg van deze Regeling zowel Melding van een incident of Melding van een inbreuk met betrekking tot gegevens in of uit het TZB bedoeld);
4 Partijen de Verantwoordelijken voorzien van een Incidentmeldingsregister.
5 Indien een medewerker van één van beide partijen een Melding maakt, diens Verantwoordelijke de Verantwoordelijke van de andere partij onmiddellijk op de hoogte stelt van deze Melding;
6 Dat de Verantwoordelijken de Melding registreert in het Incidentmeldingsregister van zijn eigen organisatie;
7 Dat in beginsel de Verantwoordelijke binnen de organisatie van de partij waar de Melding is gedaan de verdere stappen van deze Regeling doorloopt, tenzij er overeenstemming is over het feit dat de Verantwoordelijke van de andere partij daartoe de aangewezen persoon is. Indien er geen overeenstemming is doorlopen beide Verantwoordelijke ieder afzonderlijk deze Regeling.
8 Dat de Verantwoordelijken de afspraken documenteren die in het kader van het voorgaande artikellid zijn gemaakt;
9 De Verantwoordelijke vervolgens onderzoekt of de bij de Melding betrokken gegevens versleuteld zijn of niet en vervolgens indien er geen sprake van versleuteling is, of daarbij Persoonsgegevens betrokken zijn of niet; (het aantal van de betrokken gegevens kan hierbij van belang zijn of de aard ervan of de vorm die betrokken gegevens hebben).
10 Indien de Verantwoordelijke naar aanleiding van het in het vorige lid bedoelde onderzoek zekerheid heeft dat de gegevens versleuteld zijn of dat er geen persoonsgegevens bij de Melding zijn betrokken, hij dit onmiddellijk meldt bij de Verantwoordelijke bij de andere Partij.
11 Dat partijen naar aanleiding van de Melding in het vorige lid bedoeld, onderzoek instellen naar de oorzaak van de Melding en nagaan of en welke technische en organisatorische maatregelen genomen dienen te worden om herhaling te voorkomen.
12 Indien de Verantwoordelijke naar aanleiding van een Melding en het onderzoek geen zekerheid heeft dat de gegevens versleuteld zijn of dat er geen persoonsgegevens bij zijn betrokken, of dat er met zekerheid Persoonsgegevens bij zijn betrokken, hij onmiddellijk de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op de hoogte stelt van de Melding. Hierbij maakt de Verantwoordelijke gebruik van het online formulier van de AP en stelt deze toezichthouder op de hoogte dat hij nader onderzoek zal (doen) instellen en zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 72 uur na de Melding deze zal aanvullen.
13 dat de Verantwoordelijke vervolgens onmiddellijk nader onderzoek doet ten einde in staat te zijn het online meldingsformulier van de AP tijdig in te vullen en te verzenden.
14 dat de Verantwoordelijke zijn bevindingen binnen 72 uur na de ontdekking en Melding ter kennis brengt via het online meldingsformulier van de AP en dat indien het resultaat van het onderzoek niet volledig is binnen die termijn, het in de staat waarin het formulier verkeert vlak voor het verstrijken van deze termijn ter kennis wordt gebracht aan de AP. In geen geval wordt het formulier later dan 72 uur na de ontdekking verzonden.
15 dat de Verantwoordelijke de eventuele aanwijzingen van de AP naar aanleiding van de ter kennisbrenging van de Melding opvolgt en deze aanwijzingen onmiddellijk ter kennis brengt aan de Verantwoordelijke van de andere Partij.
16 dat de Verantwoordelijke vervolgens beoordeelt, na intern overleg binnen de eigen organisatie, of de plicht tot het informeren van de Betrokkenen bestaat en de Verantwoordelijke van de andere Partij van het al dan niet bestaan van deze plicht op de hoogte brengt.
17 dat partijen een gezamenlijk plan tot communicatie opstellen, indien er sprake is van een Melding waarbij Betrokkenen moeten worden ingelicht, met betrekking tot deze betrokkenen, de mogelijk overig getroffen Deelnemers en, met het doel om de regie te houden bij een Melding waarbij de media zijn betrokken, de overige Deelnemers en andere belanghebbenden.
18 dat partijen gezamenlijk een plan tot nazorg opstellen ten behoeve van de Betrokkenen, indien daartoe aanleiding is gezien de gevolgen van de Melding.
19 dat partijen naar aanleiding van iedere Melding waarvan de AP in kennis is gesteld onderzoek instellen naar de oorzaak van de Melding en nagaan of en welke technische en organisatorische maatregelen genomen dienen te worden om herhaling te voorkomen.
Om de Verantwoordelijke en de medewerkers van partijen duidelijkheid te bieden in welk geval er een Melding dient plaats te vinden zijn de volgende voorbeelden in dit protocol opgenomen. Het betreft hier voorbeelden van situaties waarbij Melding dient te worden gemaakt. Het betreft voorbeelden: de omschrijvingen vormen géén volledige opsomming van alle omstandigheden waarbij Melding dient plaats te vinden.
Technisch beheerders van de netwerkcomponenten van een van beide partijen signaleren afwijkingen en/of opvallend verkeer op bijvoorbeeld de volgende componenten:
Webservers of mailservers; Firewalls en Antivirus; Intrusion Detection Systems/ Intrusion Prevention Systems; Systeem voor Incident en Event Management; informatiesystemen/ Applicaties en databases van het TZB of daaraan verbonden systemen; fileshares, routers en printers.
De afwijkingen hebben bijvoorbeeld betrekking op de volumes, tijdstippen en de bestemming van het in- en uitgaande dataverkeer.
Als gevolg van handelen of nalaten van een medewerker van één van beide partijen zijn persoonsgegevens afkomstig uit het TZB mogelijk blootgesteld aan verlies, diefstal, of onrechtmatige verwerking.
Het gaat hier om bijvoorbeeld de volgende situaties: verlies van digitale gegevensdragers zoals een smartphone, tablet, laptop of usb-stick; verlies of diefstal van papieren dossiers met persoonsgegevens; papieren stukken met persoonsgegevens laten slingeren of zijn niet in de juiste containers afgevoerd.
De Verantwoordelijke stelt vast of er een (real time) back-up is van de gegevens die verloren zijn gegaan. Indien dit het geval is beoordeeld hij aan de hand van de back-up gegevens of er sprake is van het verlies van persoonsgegevens en handelt vervolgens verder overeenkomstig dit Protocol. In het geval van een real time back-up is daarbij zekerheid te verkregen over de exacte identiteit van de Betrokkenen. Bij een niet real time back-up staat in ieder geval de aard van de betrokken gegevens vast. De Verantwoordelijke gaat ook na of het mogelijk is de verloren gegevens opnieuw samen te stellen.
In geval van verlies of diefstal van een smartphone of een tablet gaat de Verantwoordelijke na of het mogelijk is de gegevens op afstand te wissen en zorgt ervoor dat dit onmiddellijk gebeurt.
In geval van encryptie vraagt de Verantwoordelijke informatie op over de veiligheid van de encryptie en het gebruikte wachtwoord.
Als blijkt dat vergelijkbare Persoonsgegevens op andere gegevensdragers staan, waarvoor mogelijk hetzelfde risico geldt, dan neemt de Verantwoordelijke de redelijkerwijs noodzakelijk te achten maatregelen om dit risico te beperken.
Een medewerker van een van de partijen heeft de bedoeling om (gedigitaliseerde) informatie met Persoonsgegevens afkomstig uit het TZB van een of meer Betrokkenen naar deze Betrokkenen te sturen, maar constateert achteraf dat ze feitelijk zijn verzonden naar een ander adres dan dat van de Betrokkenen.
Een medewerker van een van de partijen vertrouwt voor de verzending van (gedigitaliseerde) informatie met Persoonsgegevens op de adresgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, maar constateert achteraf dat deze gegevens niet juist zijn, zodat iemand anders deze persoonsgegevens zal kunnen inzien.
Na melding van de medewerker aan de Verantwoordelijke, volgt deze de instructies van dit Protocol.
Blijf geïnformeerd met onze jaarlijkse rapportages
