- Sinds 2015: Bewakers van Zakelijke Integriteit
- Ma - vr: 9:00 - 17:00
Storingsvrij | Systeemstatus-Register
Een openstaande factuur kost u geld, tijd en liquiditeit. Met een vast stappenplan, duidelijke teksten en de juiste volgorde vergroot u de kans dat u alsnog betaald krijgt, zonder de klantrelatie onnodig te beschadigen.
Is uw factuur niet betaald na het verstrijken van de betaaltermijn, dan is uw klant in de meeste gevallen al in verzuim en heeft u recht op rente en incassokosten. Toch begint een goede aanpak niet met dreigen, maar met controleren en herinneren. Wie snel, vriendelijk en consequent opvolgt, krijgt het grootste deel van zijn openstaande facturen zonder juridische stappen binnen.
Op deze pagina leest u welke stappen u zet als een zakelijke klant niet betaalt, in welke volgorde, en wat u doet als de klant helemaal niet meer reageert. U vindt voorbeeldteksten voor een herinnering en een aanmaning, en verwijzingen naar de pagina’s waar we de afzonderlijke onderwerpen uitgebreid behandelen.
Inhoudsopgave
Een onbetaalde factuur heeft niet altijd met onwil te maken. Vaak zit het probleem in de administratie van uw klant of in de factuur zelf. Controleer daarom eerst uw eigen kant voordat u een herinnering stuurt. Zo voorkomt u dat u een klant aanspreekt op een fout die bij u ligt.
Is er een inhoudelijk geschil, los dat dan eerst op. Een betwiste vordering kunt u later niet registreren en is lastiger te incasseren. Bij een onbetwiste vordering die opeisbaar is, gaat u door met de volgende stappen. Lees ook wat een betalingsachterstand precies is.
Is uw factuur niet betaald omdat de klant zegt hem nooit te hebben ontvangen, stuur hem dan direct opnieuw en vraag om een ontvangstbevestiging. Spreek af dat de oorspronkelijke vervaldatum blijft gelden als de factuur aantoonbaar op het juiste adres is bezorgd.
Leg het stappenplan vast in uw debiteurenbeheer, zodat iedere openstaande post op dezelfde manier wordt opgevolgd. Een vaste aanpak voorkomt dat facturen ongemerkt maanden blijven liggen.
De dagen zijn een richtlijn. Bij een vaste klant met een goede betaalhistorie kunt u wat ruimer zijn, bij een nieuwe klant of een groot bedrag juist strakker. Leg bij iedere stap vast wat u heeft verstuurd, wanneer en aan wie. Dat dossier heeft u later nodig bij incasso of een procedure.
Is een factuur niet betaald bij een klant die u nog maar kort kent, sla dan niet te veel stappen over maar verkort de tussenpozen. Bij een nieuwe relatie heeft u minder zicht op het betaalgedrag en is snelheid belangrijker dan de relatie. Meer over het inrichten van dit proces leest u op de pagina over debiteurenbeheer.
De herinnering is een zakelijke, neutrale melding dat de betaaltermijn is verstreken. U gaat ervan uit dat het om een vergissing gaat. Stuur de factuur opnieuw mee als bijlage, zodat de klant niets hoeft te zoeken. Vermeld altijd het factuurnummer, de factuurdatum, het bedrag en de vervaldatum.
Voorbeeldtekst betalingsherinnering
Geachte heer/mevrouw,
Volgens onze administratie is factuur [nummer] van [datum] voor een bedrag van € [bedrag] nog niet voldaan. De betaaltermijn verliep op [vervaldatum]. Mogelijk is deze factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij vragen u het bedrag binnen 7 dagen over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer. Een kopie van de factuur vindt u in de bijlage.
Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Heeft u vragen over de factuur, neem dan contact op met [naam] via [telefoon of e-mail].
Met vriendelijke groet,
[naam, bedrijf]
Bel daarnaast kort na de herinnering. Een telefoongesprek levert vaak direct duidelijkheid op: is de factuur ontvangen, staat hij klaar voor betaling of is er een probleem? Noteer wat er is afgesproken en bevestig dat per e-mail.
Belangrijk bij het telefoongesprek: vraag niet alleen wanneer de klant betaalt, maar ook of er iets is wat de betaling tegenhoudt. Een open vraag levert vaak informatie op die u in een e-mail niet krijgt, zoals een interne goedkeuring die nog ontbreekt of een liquiditeitsprobleem dat de klant liever niet op papier zet.
Blijft betaling na de herinnering uit, dan stuurt u een aanmaning. De toon is formeler en de termijn concreet. U wijst de klant op de gevolgen als hij niet betaalt, zoals rente, incassokosten en verdere maatregelen. Kondig alleen stappen aan die u ook echt gaat zetten, anders verliest uw aanmaning haar kracht.
Voorbeeldtekst aanmaning
Geachte heer/mevrouw,
Op [datum] hebben wij u een herinnering gestuurd voor factuur [nummer] van € [bedrag]. Tot op heden hebben wij geen betaling ontvangen. Wij verzoeken u dringend het openstaande bedrag uiterlijk op [datum, bijvoorbeeld 7 dagen na dagtekening] te voldoen.
Wij wijzen u erop dat vanaf de vervaldatum de wettelijke handelsrente verschuldigd is. Ontvangen wij het bedrag niet tijdig, dan dragen wij de vordering zonder nadere aankondiging over voor incasso. De incassokosten komen dan voor uw rekening en wij kunnen de achterstand laten registreren.
Met vriendelijke groet,
[naam, bedrijf]
Een aanmaning waarin u ondubbelzinnig betaling eist, stuit ook de verjaring van uw vordering. Bewaar daarom altijd een kopie en een bewijs van verzending. Meer daarover leest u op de pagina over verjaring van een factuur.
Bij de meeste zakelijke facturen staat in de factuur of de overeenkomst een uiterste betaaldatum. Dat is een fatale termijn: zodra die verstrijkt, is de klant zonder ingebrekestelling in verzuim. Ook als de klant laat weten niet te zullen betalen, is een ingebrekestelling niet nodig.
Toch kiezen veel ondernemers voor een formele ingebrekestelling als laatste brief voor de incassofase. De brief maakt duidelijk dat het menens is en legt vast vanaf wanneer de klant in verzuim is, wat later bij een geschil discussie voorkomt. Hoe u zo’n brief opstelt, welke eisen gelden en hoe u de verzending bewijst, leest u op de pagina over de ingebrekestelling.
Reageert de klant op geen enkele herinnering, telefoontje of e-mail, dan is dat een signaal om het tempo te verhogen. Stilte betekent vaak dat er meer schuldeisers wachten. Wie het eerst doorpakt, heeft de meeste kans op betaling.
Reageert de klant wel, maar met steeds nieuwe toezeggingen die niet worden nagekomen, behandel dat dan als niet reageren. Leg iedere toezegging schriftelijk vast en ga na de eerste gebroken afspraak door met de volgende stap.
Let ook op signalen dat er meer aan de hand is: een nieuw adres zonder bericht, een plotselinge wisseling van bestuurders, of een klant die opeens bij andere leveranciers grote orders plaatst. Zulke signalen kunnen wijzen op betalingsproblemen of op een patroon van afnemen zonder te betalen. Vermoedt u fraude, kijk dan ook naar de Fraudedatabank.
Bij een handelstransactie tussen ondernemingen heeft u bij te late betaling recht op een vergoeding voor de schade die de vertraging veroorzaakt. Die bestaat uit twee onderdelen, die we elk op een eigen pagina toelichten.
| Onderdeel | Wat het is | Meer informatie |
|---|---|---|
| Wettelijke handelsrente | Rente over de hoofdsom vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat u de klant eerst in gebreke hoeft te stellen. | Wettelijke handelsrente |
| Buitengerechtelijke incassokosten | Vergoeding voor de kosten van het innen buiten de rechter om, volgens de wettelijke staffel of een afspraak in uw voorwaarden. | Incassokosten zakelijk |
| Contractuele rente of boete | Een afwijkend percentage of een vaste vergoeding die u vooraf in uw algemene voorwaarden heeft afgesproken. | Uw eigen voorwaarden |
Vermeld rente en incassokosten al in uw aanmaning, maar breng ze pas daadwerkelijk in rekening als u de vordering echt uit handen geeft. Zo houdt u ruimte om de klant tegemoet te komen als die alsnog snel betaalt.
Levert de aanmaningsfase niets op, dan kunt u de vordering laten innen door een professional. Elke partij heeft een eigen rol.
Vraag vooraf naar de tarieven en voorwaarden, bijvoorbeeld of er wordt gewerkt op basis van no cure no pay. Lever een compleet dossier aan: de overeenkomst, de factuur, uw herinnering en aanmaning, eventuele correspondentie over klachten en het bewijs van levering. Hoe vollediger het dossier, hoe sneller de incasso.
Bij een klein bedrag weegt u af of de kosten van uit handen geven opwegen tegen de opbrengst. De incassokosten die u op de klant kunt verhalen, dekken niet altijd de werkelijke kosten. Soms is het verstandiger om zelf nog één keer persoonlijk contact te zoeken, de achterstand te laten registreren en nieuwe leveringen te stoppen. Bij een groter bedrag of een klant die bewust niet betaalt, is snel professioneel optreden meestal de betere keuze.
Betaalt de klant ook na incasso niet, dan heeft u een vonnis nodig om beslag te kunnen laten leggen. Zaken tot en met € 25.000 behandelt de kantonrechter; daar mag u zelf procederen, zonder advocaat. Boven dat bedrag is een advocaat verplicht. De procedure begint meestal met een dagvaarding die de deurwaarder aan de klant uitbrengt.
Reageert de klant niet op de dagvaarding, dan volgt vaak een verstekvonnis. Voert de klant wel verweer, dan beoordeelt de rechter de inhoud. Met een vonnis kan de deurwaarder executiemaatregelen nemen. Uitleg over procedures en kosten vindt u op rechtspraak.nl.
Heeft de klant meerdere schuldeisers en is hij opgehouden met betalen, dan is een faillissementsaanvraag een alternatief. Daarvoor heeft u ten minste één andere schuldeiser nodig. Lees meer over faillissement aanvragen en het vinden van een steunvordering.
Naast incasso kunt u een onbetwiste, opeisbare vordering melden in de Achterstandendatabank van STZB. STZB verifieert de melding en stuurt de debiteur vooraf een vooraankondiging met een termijn om alsnog te betalen of bezwaar te maken. Voor veel debiteuren is dat het moment om contact op te nemen. Na betaling of een betalingsregeling wordt de registratie verwijderd.
Een registratie heeft ook een functie voor anderen: deelnemers die vooraf een kredietcheck doen, zien dat er een achterstand openstaat. Bovendien kunt u via STZB in contact komen met andere schuldeisers van dezelfde debiteur. Lees hoe u een wanbetaler meldt en wat de Achterstandendatabank inhoudt.
Wil de klant wel betalen maar kan hij het bedrag niet in één keer voldoen, dan is een betalingsregeling vaak de snelste weg naar uw geld. Leg de regeling altijd schriftelijk vast en laat de klant tekenen.
Een schriftelijke erkenning van de schuld helpt u later als de klant de vordering alsnog betwist. Komt de klant de regeling niet na, dan pakt u het stappenplan weer op waar u was gebleven en hoeft u niet opnieuw bij de herinnering te beginnen.
Niet elke onbetaalde factuur is hetzelfde. De aanpak hangt af van de reden en van het type klant. Zes situaties die ondernemers vaak tegenkomen:
De beste incasso is de incasso die u niet nodig heeft. Met een paar vaste maatregelen verkleint u de kans op problemen.
Veelgemaakte fouten als een factuur niet betaald wordt:
Wie deze fouten vermijdt, houdt de achterstand klein en de positie sterk.
Controleer eerst of de factuur klopt en is ontvangen. Stuur daarna een herinnering, bel de klant en volg zo nodig met een aanmaning, ingebrekestelling en incasso.
U kunt direct na de vervaldatum een herinnering sturen. Een vaste opvolging binnen enkele dagen vergroot de kans op betaling.
Een herinnering is een vriendelijke melding dat de termijn is verstreken. Een aanmaning is formeler, bevat een laatste termijn en noemt de gevolgen van niet betalen.
Ja. Bij een handelstransactie is vanaf de dag na de vervaldatum de wettelijke handelsrente verschuldigd, tenzij u een andere rente heeft afgesproken.
In de regel mag u uw eigen prestaties opschorten zolang de klant niet betaalt. Controleer wel wat u in de overeenkomst heeft afgesproken.
Bij de kantonrechter, voor vorderingen tot en met 25.000 euro, mag u zelf procederen. Boven dat bedrag is een advocaat verplicht.
Een zakelijke vordering verjaart in de regel na vijf jaar. Met een schriftelijke aanmaning stuit u de verjaring en begint een nieuwe termijn.
Een onbetwiste, opeisbare vordering kunt u als deelnemer melden in de Achterstandendatabank van STZB. De debiteur krijgt eerst een vooraankondiging en een termijn om te betalen of bezwaar te maken.
Openstaande facturen bij zakelijke klanten?
Meld onbetwiste achterstanden in de Achterstandendatabank en controleer nieuwe klanten vooraf met een kredietcheck.
Als deelnemer meldt u onbetwiste achterstanden bij STZB. De debiteur krijgt eerst een vooraankondiging en een termijn om te betalen.
Of bel: 085 – 303 47 20
Werkdagen 09.00 – 17.00 uur