- Sinds 2015: Bewakers van Zakelijke Integriteit
- Ma - vr: 9:00 - 17:00
Storingsvrij | Systeemstatus-Register
Een onbetaalde factuur verdwijnt niet vanzelf, maar u kunt haar niet onbeperkt laten liggen. Lees na hoeveel jaar een zakelijke vordering verjaart, wanneer de termijn begint en hoe u de verjaring met een eenvoudige brief stuit.
Verjaring van een factuur betekent dat u de betaling na een bepaalde tijd niet meer via de rechter kunt afdwingen. Voor een gewone zakelijke vordering tot betaling is die termijn in de regel vijf jaar. De vordering bestaat daarna nog wel, maar als de debiteur zich op de verjaring beroept, kunt u haar niet meer innen.
Op deze pagina leest u wanneer de termijn begint te lopen, hoe u de verjaring stuit, hoe een stuitingsbrief eruitziet en welke uitzonderingen er zijn. Ook leest u hoe u in uw administratie voorkomt dat oude facturen ongemerkt verjaren.
Inhoudsopgave
De wet wil voorkomen dat een schuldenaar jaren na dato nog wordt geconfronteerd met een vordering waarvan bewijs en herinneringen inmiddels zijn verdwenen. Daarom geldt voor vorderingen een termijn. Is die verstreken, dan heeft de schuldenaar een verweer: hij kan zich op de verjaring beroepen.
Drie kenmerken zijn belangrijk:
Voor u als schuldeiser komt het er dus op aan om op tijd een stuitingshandeling te verrichten en die te kunnen bewijzen.
Het gaat daarbij niet alleen om grote bedragen. Juist kleine facturen blijven vaak liggen omdat een procedure niet loont. Toch kan een debiteur met veel kleine openstaande posten samen een aanzienlijk bedrag schuldig zijn. Wie die posten consequent blijft aanmanen, houdt de mogelijkheid open om ze later alsnog te innen, bijvoorbeeld als de debiteur weer liquide is of als u samen met andere schuldeisers optreedt.
Volgens artikel 3:307 van het Burgerlijk Wetboek verjaart een rechtsvordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst tot een geven of een doen door verloop van vijf jaren. Een factuur voor geleverde goederen of verrichte diensten aan een zakelijke klant valt daaronder.
Voor de praktijk betekent dit: een onbetaalde factuur die u laat liggen zonder iets te doen, is na vijf jaar niet meer afdwingbaar als de debiteur zich op de verjaring beroept. Dat geldt ongeacht het bedrag.
De termijn van vijf jaar is geen reden om te wachten. Hoe langer een vordering openstaat, hoe kleiner de kans dat de debiteur nog kan betalen. Ondernemingen veranderen, verhuizen of verdwijnen. Een vordering die u pas na vier jaar oppakt, is vaak al lang oninbaar, ook als de termijn nog niet om is. Een vast debiteurenbeheer voorkomt dat het zover komt.
De termijn begint op de dag na die waarop de vordering opeisbaar is geworden. Voor een factuur is dat de dag na de vervaldatum.
Rekenvoorbeeld. U stuurt op 1 maart 2026 een factuur met een betaaltermijn van 30 dagen. De vervaldatum is 31 maart 2026. De termijn begint op 1 april 2026 en loopt af aan het eind van 31 maart 2031. Wilt u de verjaring voorkomen, dan moet uw stuitingshandeling de debiteur uiterlijk op die dag hebben bereikt.
Is er geen betaaltermijn afgesproken, dan geldt voor handelstransacties de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. De vervaldatum is dan het uitgangspunt.
Let op bij termijnfacturen en deelleveringen: elke factuur heeft haar eigen vervaldatum en dus haar eigen termijn. Een project met tien termijnfacturen heeft tien verschillende einddata.
Hetzelfde geldt voor een creditnota of een gecorrigeerde factuur. Vervangt een nieuwe factuur de oude, dan is de vervaldatum van de nieuwe factuur in de regel het uitgangspunt. Leg in uw administratie vast welke factuur geldt, zodat er later geen twijfel bestaat over de datum waarop u moet rekenen.
Stuiten betekent dat u de lopende termijn onderbreekt. Na een geldige stuiting begint een nieuwe termijn te lopen (artikel 3:319 BW). Die nieuwe termijn is in principe even lang als de oorspronkelijke, maar niet langer dan vijf jaar.
De wet kent verschillende manieren om te stuiten:
| Stuitingshandeling | Hoe werkt het? |
|---|---|
| Schriftelijke aanmaning of mededeling | U behoudt in een brief of e-mail ondubbelzinnig uw recht op betaling voor (art. 3:317 BW). |
| Erkenning door de debiteur | De debiteur erkent de schuld, bijvoorbeeld door een deelbetaling of een betalingsregeling. |
| Een gerechtelijke procedure | U stelt een eis in, bijvoorbeeld met een dagvaarding. |
De schriftelijke aanmaning is in de praktijk het eenvoudigst. Het belangrijkste vereiste is dat de tekst ondubbelzinnig is: de debiteur moet begrijpen dat u aanspraak blijft maken op betaling. Een vrijblijvend “wilt u eens naar deze factuur kijken” is te vaag.
Ook een gewone aanmaning of ingebrekestelling stuit de verjaring, mits daarin duidelijk staat dat u betaling verlangt. U hoeft dus geen aparte brief te sturen als uw aanmaningen al duidelijk zijn. Een aparte stuitingsbrief is vooral nuttig bij oude posten waarover lang niets is verstuurd.
Onderstaande tekst kunt u aanpassen en gebruiken om de verjaring van een openstaande factuur te stuiten.
Aan: [naam onderneming debiteur], t.a.v. de directie, [adres]
Datum: [datum]
Betreft: openstaande factuur [nummer] van [datum]
Geachte heer, mevrouw,
Uit onze administratie blijkt dat factuur [nummer] van [datum], groot € [bedrag], nog niet is voldaan. De vervaldatum van deze factuur was [datum].
Wij maken onverminderd aanspraak op volledige betaling van dit bedrag, vermeerderd met de wettelijke handelsrente en de incassokosten. Met deze brief stuiten wij uitdrukkelijk de verjaring van onze vordering en behouden wij ons recht op nakoming ondubbelzinnig voor, als bedoeld in artikel 3:317 van het Burgerlijk Wetboek.
Wij verzoeken u het openstaande bedrag binnen 14 dagen na dagtekening over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer.
Met vriendelijke groet,
[naam, functie, onderneming]
Noem altijd het factuurnummer, de datum en het bedrag. Gaat het om meerdere facturen, voeg dan een specificatie bij. Een algemene brief “over openstaande posten” zonder specificatie kan discussie opleveren over welke facturen zijn gestuit.
Een stuitingshandeling werkt pas als zij de debiteur heeft bereikt. Als het later tot een procedure komt, moet u kunnen aantonen dat uw brief is ontvangen. Wanneer een bericht als ontvangen geldt, leest u bij de verzend- en ontvangsttheorie.
Praktische tips:
Verstuur een stuitingsbrief niet op de laatste dag. Houd marge voor post die later aankomt.
Bewaar het bewijs minstens zo lang als de nieuwe termijn loopt, en bij voorkeur zolang de vordering openstaat. Een brief waarvan u alleen nog weet dat hij “ooit is verstuurd”, helpt u niet als de debiteur de ontvangst ontkent. Scan verzendbewijzen in en koppel ze in uw systeem aan de factuur, zodat ze ook vindbaar blijven als de medewerker die de brief verstuurde niet meer bij u werkt.
De termijn van vijf jaar geldt voor de meeste zakelijke facturen, maar niet voor alles. Een aantal uitzonderingen in het kort:
Twijfelt u welke termijn op uw vordering van toepassing is, laat dat dan beoordelen door een jurist. Dat geldt zeker bij vorderingen die niet uit een gewone factuur voortkomen, zoals schadevergoeding.
Een stuiting kan ook van de debiteur komen. Erkent hij de schuld, dan begint er eveneens een nieuwe termijn. Een erkenning hoeft niet uitdrukkelijk te zijn; ook gedrag kan een erkenning opleveren. Voorbeelden uit de praktijk:
Of een bepaalde handeling een erkenning is, kan later onderwerp van discussie worden. Leg een erkenning daarom altijd schriftelijk vast. Bevestig een telefonische toezegging dezelfde dag per e-mail: “Zoals vandaag telefonisch besproken, erkent u dat factuur [nummer] van € [bedrag] openstaat en betaalt u dit bedrag uiterlijk op [datum].” Reageert de debiteur niet of bevestigt hij, dan heeft u een sterk dossier.
Neem in een betalingsregeling altijd een zin op waarin de debiteur de vordering erkent, met het totaalbedrag en de factuurnummers. Zo heeft de regeling twee functies: zij legt de afspraken vast en zij geldt als bewijs van erkenning.
Let op: een deelbetaling zonder omschrijving kan worden toegerekend aan een andere factuur. Vraag de debiteur bij elke betaling het factuurnummer te vermelden, en boek betalingen zorgvuldig af in uw administratie.
De stuitingshandeling moet afkomstig zijn van de schuldeiser en gericht zijn aan de schuldenaar. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gaat het hier regelmatig mis.
Twijfelt u wie de juiste geadresseerde is, stuur de brief dan aan alle partijen die in aanmerking komen. Een extra brief kost weinig; een gemiste stuiting kan de hele vordering kosten.
Ontdekt u een factuur die ouder is dan vijf jaar en waarover nooit iets is verstuurd, dan is de positie zwak maar niet altijd verloren.
Ga er niet van uit dat een oude vordering is verjaard voordat u de hele correspondentie heeft nagelopen. Andersom: wees voorzichtig met het melden of overdragen van een vordering waarvan u niet zeker weet of ze nog afdwingbaar is.
De beste bescherming is een administratie die oude posten zichtbaar maakt. Een paar praktische maatregelen:
Heeft u de vordering overgedragen aan een incassobureau of advocaat, maak dan afspraken over wie de verjaring bewaakt. Ga er niet van uit dat dat vanzelf gebeurt.
Een eenvoudige aanpak voor kleinere bedrijven: voeg in uw boekhoudprogramma een veld toe met de datum van de laatste stuiting en laat het programma een signaal geven als die datum meer dan vier jaar geleden is. Zo heeft u ruim een jaar de tijd om actie te ondernemen. Bij grotere aantallen posten loont het om dit te koppelen aan uw vaste aanmaanprocedure, zodat elke aanmaning automatisch als stuitingsmoment wordt geregistreerd.
Een vordering die u in de Achterstandendatabank wilt laten registreren, moet onbetwist en opeisbaar zijn. Een vordering waarop de debiteur zich met succes op de verjaring kan beroepen, is niet meer afdwingbaar. Controleer daarom vóór een melding of de termijn nog loopt en of u de stuiting kunt aantonen.
De registratie zelf vervangt geen stuitingshandeling. De debiteur ontvangt bij een melding weliswaar vooraf bericht met een termijn om te betalen of bezwaar te maken, maar voor de stuiting is uw eigen schriftelijke aanmaning het bewijs dat telt. Stuur die dus altijd zelf.
Ook bij een faillissement speelt de vraag of een vordering nog afdwingbaar is. Wie faillissement wil aanvragen, moet een opeisbare vordering hebben die niet met succes wordt betwist.
Een vordering tot betaling van een zakelijke factuur verjaart in de regel na vijf jaar (art. 3:307 BW).
Op de dag na de vervaldatum, dus de dag nadat de factuur opeisbaar is geworden.
Met een schriftelijke aanmaning of mededeling waarin u ondubbelzinnig uw recht op betaling voorbehoudt. Ook een erkenning door de debiteur of een dagvaarding stuit de verjaring.
Een e-mail kan voldoende zijn als de tekst duidelijk is en u kunt aantonen dat de debiteur hem heeft ontvangen. Combineer bij voorkeur met een aangetekende brief.
Na een stuiting begint een nieuwe termijn die in principe even lang is als de oorspronkelijke, met een maximum van vijf jaar.
De vordering bestaat nog als natuurlijke verbintenis, maar u kunt haar niet meer afdwingen als de debiteur zich op de verjaring beroept.
Nee. De debiteur moet zich er zelf op beroepen.
Nee. De termijn van twee jaar geldt voor de koopprijs bij consumentenkoop. Voor zakelijke facturen is de hoofdregel vijf jaar.
Houd grip op openstaande vorderingen
Als deelnemer van STZB meldt u onbetwiste, opeisbare vorderingen en volgt u klanten met de Bedrijfsmonitor.
Stuit de verjaring op tijd en controleer vóór een melding of uw vordering nog afdwingbaar is.
Of bel: 085 – 303 47 20
Werkdagen 09.00 – 17.00 uur