- Sinds 2015: Bewakers van Zakelijke Integriteit
- Ma - vr: 9:00 - 17:00
Storingsvrij | Systeemstatus-Register
Met een ingebrekestelling geeft u uw wederpartij een laatste, redelijke termijn om na te komen. Lees wanneer u zo’n brief moet sturen, wanneer het niet hoeft, waaraan de brief moet voldoen en hoe u bewijst dat hij is aangekomen.
Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin u uw wederpartij een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen, met de mededeling dat hij na die termijn in verzuim is. Pas als de wederpartij in verzuim is, kunt u in veel gevallen schadevergoeding vorderen of de overeenkomst ontbinden. De regels staan in de artikelen 6:81 tot en met 6:83 van het Burgerlijk Wetboek.
Op deze pagina leest u wanneer een ingebrekestelling nodig is en wanneer niet, aan welke eisen de brief moet voldoen, welke termijn redelijk is en hoe u de verzending bewijst. U vindt ook een voorbeeldbrief die u kunt aanpassen aan uw situatie.
Inhoudsopgave
Wie een verplichting niet op tijd nakomt, is daarmee niet automatisch in verzuim. Verzuim is een juridische toestand die in de meeste gevallen pas intreedt na een ingebrekestelling. De brief is dus geen beleefdheid, maar een middel om de rechtsgevolgen van te late nakoming in werking te zetten.
De ingebrekestelling wordt geregeld in artikel 6:82 BW. Daarin staat dat het verzuim intreedt wanneer de schuldenaar bij een schriftelijke aanmaning in gebreke wordt gesteld, waarbij hem een redelijke termijn voor nakoming wordt gesteld, en nakoming binnen die termijn uitblijft. De volledige tekst leest u in Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.
U kunt iemand in gebreke stellen voor elke verplichting: betalen, leveren, een dienst verrichten of een gebrek herstellen. Op deze pagina ligt de nadruk op betaling door een zakelijke klant, maar de regels zijn dezelfde.
Verzuim is de sleutel tot de meeste rechten die u als schuldeiser heeft bij te late nakoming. Zolang uw wederpartij niet in verzuim is, staan u minder middelen ter beschikking.
Bij handelstransacties loopt de wettelijke handelsrente overigens automatisch vanaf de dag na de betaaltermijn. Voor de rente heeft u dan geen ingebrekestelling nodig, maar voor andere rechtsgevolgen soms wel.
Voorbeeld: een installatiebedrijf heeft met een opdrachtgever afgesproken dat de laatste termijn “na oplevering” wordt betaald, zonder datum. Maanden na de oplevering is nog niet betaald. Omdat er geen fatale termijn is, is de opdrachtgever nog niet in verzuim. Pas na een schriftelijke aanmaning met een termijn van bijvoorbeeld veertien dagen ontstaat het verzuim, en daarmee het recht op vergoeding van de schade en kosten die daarna ontstaan.
Een ingebrekestelling is nodig als er geen fatale termijn is afgesproken en uw wederpartij niet uitdrukkelijk heeft laten weten dat hij niet zal nakomen. Dat is bijvoorbeeld het geval als:
Bij twijfel is in gebreke stellen de veilige keuze. Een overbodige brief kost weinig, terwijl een ontbrekende brief ertoe kan leiden dat de rechter uw vordering tot schadevergoeding of ontbinding afwijst omdat er geen verzuim was.
Artikel 6:83 BW noemt situaties waarin het verzuim zonder ingebrekestelling intreedt. Voor zakelijke facturen zijn er twee van belang.
| Situatie | Wetsartikel | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Een termijn die fataal is: de verplichting moest binnen een bepaalde termijn worden nagekomen | Art. 6:83 sub a BW | “Betaling uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum.” Na de laatste dag is de klant in verzuim. |
| De wederpartij laat weten dat hij niet zal nakomen | Art. 6:83 sub c BW | De klant mailt dat hij de factuur niet gaat betalen. |
Een betaaltermijn op een factuur of in de algemene voorwaarden is meestal een fatale termijn. In die gevallen is een formele ingebrekestelling juridisch niet vereist. Toch kan het verstandig zijn om er een te sturen. Een rechter beoordeelt aan de hand van de bewoordingen en de omstandigheden of een termijn fataal was. Bevat de factuur alleen “betaling binnen 30 dagen”, zonder dat duidelijk is dat het om een uiterste termijn gaat, dan is een formele brief een goede verzekering.
De brief hoeft geen vaste vorm te hebben, maar moet wel aan een aantal eisen voldoen om rechtsgevolg te hebben. Gebruik de volgende checklist:
De brief moet ondubbelzinnig zijn. Formuleringen als “wij zouden het op prijs stellen als u binnenkort betaalt” zijn te vrijblijvend. Schrijf liever: “Wij stellen u in gebreke en sommeren u het bedrag uiterlijk op [datum] te voldoen.”
Voeg een kopie van de factuur toe en, als het om een levering of dienst gaat, een korte verwijzing naar de opdrachtbevestiging of het opleverdocument. Laat de brief ondertekenen door iemand die namens uw onderneming mag optreden. Schrijf in de taal die u ook in de rest van de correspondentie met de klant gebruikt, zodat de klant niet kan stellen dat hij de brief niet begreep.
De wet zegt niet hoe lang een redelijke termijn is. Dat hangt af van de verplichting en de omstandigheden. Bij betaling van een geldsom die al opeisbaar is, is een korte termijn vaak redelijk, omdat de klant al tijd genoeg heeft gehad. In de praktijk wordt voor betalingen vaak een termijn van 7 tot 14 dagen gehanteerd.
Bij andere verplichtingen, zoals het herstellen van een gebrek of het leveren van maatwerk, kan een langere termijn nodig zijn. Vraag u af hoeveel tijd een redelijk handelende partij nodig heeft om alsnog na te komen.
Is de termijn te kort, dan is de brief niet ongeldig. In de regel gaat de rechter er dan van uit dat het verzuim intreedt na afloop van een termijn die wel redelijk is. Een termijn die duidelijk te kort is, kan wel tot discussie leiden. Kies daarom liever iets ruimer dan te krap.
| Verplichting | Termijn die in de praktijk vaak wordt gekozen |
|---|---|
| Betaling van een opeisbare factuur | 7 tot 14 dagen |
| Levering van voorradige goederen | Enkele dagen tot twee weken |
| Herstel van een gebrek | Afhankelijk van de omvang, vaak enkele weken |
| Maatwerk of complexe werkzaamheden | Overleg en schat realistisch in |
Deze termijnen zijn een indicatie, geen wettelijke norm. Noem in de brief een concrete einddatum in plaats van alleen een aantal dagen. Dan is er geen discussie over de vraag vanaf welke dag de termijn telt.
Hieronder vindt u een voorbeeldbrief voor een onbetaalde zakelijke factuur. Pas de tekst aan uw situatie aan en controleer de gegevens zorgvuldig.
Onderwerp: Ingebrekestelling factuur [nummer]
Aan: [naam onderneming], t.a.v. [naam bestuurder of contactpersoon], [adres]
[plaats], [datum]
Geachte heer/mevrouw,
Op [datum] hebben wij u factuur [nummer] gestuurd voor [omschrijving van de levering of dienst], voor een bedrag van € [bedrag]. De betaaltermijn verliep op [vervaldatum]. Ondanks onze herinnering van [datum] en onze aanmaning van [datum] hebben wij geen betaling ontvangen.
Hierbij stellen wij u in gebreke. Wij sommeren u het bedrag van € [bedrag] uiterlijk op [datum, bijvoorbeeld 14 dagen na dagtekening] over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer.
Blijft betaling binnen deze termijn uit, dan bent u zonder nadere aankondiging in verzuim. Wij zullen de vordering dan overdragen voor incasso en zo nodig gerechtelijke stappen nemen. De rente en de buitengerechtelijke incassokosten komen in dat geval voor uw rekening. Daarnaast kunnen wij de achterstand laten registreren.
Deze brief geldt tevens als stuiting van de verjaring van onze vordering. Wij behouden ons uitdrukkelijk alle rechten voor.
Met vriendelijke groet,
[naam, functie, onderneming]
Noem in de brief alleen maatregelen die u ook werkelijk wilt nemen. Een brief met dreigementen die niet worden uitgevoerd, verliest bij de volgende klant aan geloofwaardigheid.
Een ingebrekestelling heeft pas effect als zij de wederpartij heeft bereikt. Bij een geschil moet u kunnen aantonen dat de brief is aangekomen. Kies daarom een verzendwijze die bewijs oplevert.
Tip vooraf: neem in uw algemene voorwaarden en op uw facturen op dat de betaaltermijn een fatale termijn is en dat de klant na het verstrijken ervan zonder nadere aanmaning in verzuim is. Dan bent u voor het verzuim minder afhankelijk van de vraag of uw brief is aangekomen. De brief blijft nuttig als laatste waarschuwing, maar de juridische positie staat al vast.
| Verzendwijze | Bewijs | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Aangetekende brief met ontvangstbevestiging | Handtekening bij ontvangst | Wordt de brief niet afgehaald, dan ontbreekt de handtekening. |
| Gewone post én aangetekend | Twee routes naar hetzelfde adres | Maakt het lastiger om te stellen dat niets is ontvangen. |
| Verzendbewijs, eventueel een reactie of leesbevestiging | Gebruik het adres dat de klant zelf voor correspondentie gebruikt. | |
| Betekening door een deurwaarder | Exploot van de deurwaarder | Sterkste bewijs, maar met kosten. |
Als uitgangspunt geldt dat een verklaring werkt op het moment dat zij de ontvanger heeft bereikt. Ook een verklaring die niet of niet tijdig is ontvangen, kan in bepaalde gevallen toch effect hebben, bijvoorbeeld als dat te wijten is aan de ontvanger zelf. Hoe dat werkt, leest u op de pagina over de verzend- en ontvangsttheorie.
Bewaar altijd een kopie van de brief, het verzendbewijs en eventuele reacties in uw dossier. Twijfelt u aan het adres, stuur de brief dan naar het vestigingsadres uit het Handelsregister én naar het adres dat de klant zelf gebruikt. Bij een kleine onderneming kan het ook zinvol zijn de brief te richten aan de bestuurder persoonlijk, op het adres van de onderneming. Zo wordt het lastiger om te stellen dat de brief nooit is aangekomen.
In de praktijk worden verschillende woorden door elkaar gebruikt. Het verschil zit vooral in de functie van de brief.
Het gaat dus niet om de titel, maar om de inhoud. Een brief met de kop “aanmaning” die aan alle eisen voldoet, werkt als ingebrekestelling. Een brief met de kop “ingebrekestelling” zonder termijn doet dat niet. Hoe herinnering, aanmaning en ingebrekestelling elkaar opvolgen, leest u in het stappenplan op de pagina factuur niet betaald.
Is de termijn verstreken zonder betaling, dan is uw wederpartij in verzuim. U kunt dan:
Reageert de klant binnen de termijn met een inhoudelijke klacht, neem die dan serieus. Een betwiste vordering kan niet worden geregistreerd en vraagt om een andere aanpak dan een onbetwiste.
Doet de klant binnen de termijn een betalingsvoorstel, beoordeel dat dan zakelijk. Een realistische regeling met vaste termijnen en een vervalbeding levert vaak sneller geld op dan een procedure. Spreek wel af dat het verzuim blijft bestaan als de regeling niet wordt nagekomen, zodat u niet opnieuw een brief hoeft te sturen.
De regels werken ook andersom. Ontvangt uw onderneming een ingebrekestelling van een klant of leverancier, neem die dan serieus. Na het verstrijken van de termijn bent u mogelijk in verzuim, met alle gevolgen van dien.
Niet reageren is de slechtste keuze. Stilzwijgen wordt al snel uitgelegd als een bevestiging dat de vordering klopt, en het geeft de wederpartij alle ruimte voor vervolgstappen.
Een schriftelijke aanmaning waarin u de wederpartij een redelijke termijn geeft om na te komen, met de mededeling dat hij daarna in verzuim is.
Nee. Bij een fatale termijn, zoals een uiterste betaaldatum, of als de wederpartij laat weten niet te zullen nakomen, treedt het verzuim zonder ingebrekestelling in.
Ja, de brief moet schriftelijk zijn en dat kan ook per e-mail. Zorg wel dat u kunt aantonen dat de e-mail is ontvangen.
De termijn moet redelijk zijn. Voor een opeisbare betaling wordt in de praktijk vaak 7 tot 14 dagen gehanteerd.
De brief is dan niet ongeldig. In de regel treedt het verzuim in na afloop van een termijn die wel redelijk is.
Een aanmaning is een ingebrekestelling als zij schriftelijk is, een redelijke termijn noemt en duidelijk maakt dat na die termijn verzuim intreedt.
Dat is niet verplicht, maar wel verstandig. U moet bij een geschil kunnen aantonen dat de brief is ontvangen.
Ja, als u daarin ondubbelzinnig uw recht op betaling voorbehoudt. Daarna begint een nieuwe verjaringstermijn.
Klant reageert niet op uw ingebrekestelling?
Meld de onbetwiste, opeisbare vordering in de Achterstandendatabank en controleer nieuwe klanten vooraf met een kredietcheck.
Als deelnemer meldt u onbetwiste achterstanden bij STZB. De debiteur krijgt eerst een vooraankondiging en een termijn om te betalen of bezwaar te maken.
Of bel: 085 – 303 47 20
Werkdagen 09.00 – 17.00 uur