Sinds begin december 2023 procedeert het gemeentelijk belastingkantoor Twente digitaal via het webportaal Mijn Rechtspraak. Juristen Dirk Prook en Marit Boschman zijn er blij mee, zeker nu ze momenteel veel WOZ-beroepschriften te behandelen hebben. ‘Het webportaal werkt eenvoudig, het bespaart tijd en je hebt altijd het meest actuele dossier binnen handbereik. Ons eigen werkproces hebben we nauwelijks hoeven aan te passen op deze digitale manier van procederen.’

Het gemeentelijk belastingkantoor (GB) Twente verzorgt voor 10 gemeenten het heffen en innen van gemeentelijke belastingen. Daarbij horen ook de beroepsprocedures als burgers het niet eens zijn met de besluiten op hun bezwaar. Toen Marit bijna een jaar geleden deze taak op zich nam, zag ze de stapels enveloppen met dubbel geprinte processtukken die naar de rechtbank en het gerechtshof gingen. ‘Kan dat niet digitaal?’ schrok ze. Zij en haar collega Dirk zijn dan ook blij verrast dat die digitale mogelijkheid er nu is. ‘Dat bespaart veel tijd. Ook geeft het webportaal een goed overzicht van wat je hebt ingediend en wat er in het dossier zit. Dat scheelt weer een telefoontje naar de rechtbank om te checken of ze alles ontvangen hebben’, legt Dirk uit.

Onderling afspraken maken

Een opleiding om met het webportaal te werken is volgens Dirk niet nodig. ‘Het portaal werkt zo vanzelfsprekend. Dat kan niet fout gaan. Het is een digitale brievenbus en zo gebruiken we het ook naast ons eigen kantooradministratiesysteem.’ Marit: Natuurlijk moet je vooraf wel iets regelen en met je eigen team werkafspraken maken. Daar hebben we in totaal misschien een halve dag aan besteed. Zo gebruiken we voor de notificaties 1 mailadres waar Dirk en ik allebei toegang toe hebben. Dan weet je zeker dat je alle berichten ziet.’ Dirk: ‘In plaats van de binnengekomen papieren stukken te scannen, hoeven we nu de stukken alleen te downloaden. Daarna slaan we ze op in ons eigen systeem en behandelen we ze verder zoals we gewend zijn. De weg terug is nog gemakkelijker: pdf-bestanden van verweerschriften en bijlagen slepen, uploaden en verzenden.’

Nu al veel gewonnen

De juristen vinden het webportaal voldoende functioneel. Marit: ‘Natuurlijk zijn er wat dingen die makkelijker kunnen, maar dat zijn geen halszaken. Zo zou het handig zijn als je in 1 keer voor al je bijlagen kunt aangeven wat de documentsoort is, bijvoorbeeld: gedingstuk.’ Dirk: ‘Of dat je ook bij ‘ontvangen berichten’ meerdere ontvangen stukken kunt selecteren om in 1 keer te downloaden. Dat zou nog meer tijdswinst opleveren. Maar voor nu hebben we ook al veel gewonnen.’

Digitale Toegang

Digitaal procederen in belastingzaken is onderdeel van Digitale Toegang van de Rechtspraak. Hiermee realiseert de Rechtspraak eenvoudige digitale toegang voor alle rechtzoekenden en hun procesvertegenwoordigers in de rechtsgebieden civiel recht en bestuursrecht. Digitaal procederen is vooralsnog vrijwillig, maar wordt op enig moment verplicht voor juridische professionals.